Paano Lumikha ng Mga Propesyonal na Ulat at Dokumento sa Microsoft Word

Ang gabay na ito ay magagamit upang i-download bilang isang libreng PDF. I-download ang file na ito ngayon . Huwag mag-atubiling kopyahin at ibahagi ito sa iyong mga kaibigan at pamilya.

Kung ang Microsoft Office ay naging isang bansa, ito ay ang pangatlong pinakamataong bansa sa buong mundo. 1.2 bilyong tao ang paggamit ng isang solong suite ng mga app ay nakakagulat. At, 'nagsasalita' sila ng 107 mga wika!

Ngunit sa ngayon, ikaw at ako ay nagsasalita ng Ingles at pag-uusapan natin ang tungkol sa pinakatanyag na tool sa arsenal ng Microsoft Office - Microsoft Word 2016 .

kung kailangan mong mabawi ang data sa isang system na hindi mag-boot, i-install ang drive sa isang gumaganang system

Ginamit ang editor ng dokumento na ito para sa pagsusulat ng iba't ibang mga dokumento. Mula sa isang simpleng application hanggang sa kinakailangang resume. Mula sa isang simpleng listahan ng bucket hanggang sa isang memo sa opisina. Sa palagay namin maaari kaming gumana sa Word. Ngunit kapag umupo kami upang magsulat ng isang seryosong ulat ng propesyonal, natuklasan namin ang isang mahalagang katotohanan.

Ang pagsulat ng propesyonal na ulat ay nangangailangan ng ibang hanay ng mga kasanayan.

Kaya, tanungin ito sa iyong sarili - Maaari mo bang gawin ang pagtalon mula sa isang solong dokumento sa isang mahabang ulat? Alam mo ba ang lahat ng mga tampok ng Microsoft Word na makakatulong na pamahalaan ang malaking proyekto sa dokumento na ito? Maaari ba kayong makipagtulungan sa trabaho sa iba pang mga miyembro ng koponan?

Maaari kang isang mag-aaral, isang maliit na may-ari ng negosyo, o isang manggagawa sa opisina ... kakailanganin mong lumikha ng isang ulat o isang propesyonal na na-format na dokumento ng ilang uri. Ang gabay na ito ng MakeUseOf ay makakatulong sa iyong i-update ang iyong mga diskarte at patalasin ang iyong diskarte sa disenyo.

Sa gabay na ito:

Sumusulat ng isang Ulat - Panimula | Ang Listahan ng Checklist

Kapaki-pakinabang na Mga Tool sa Microsoft Word - I-paste ang Espesyal | Mananaliksik | I-freeze ang Mga Bahagi ng Iyong Dokumento

Mga Sanggunian at Pakikipagtulungan - Index | Mga librograpo | Cross-Referencing | Mga Komento

Tapusin ang Iyong ulat - Mga Lagda | Mga Watermark | Basahin lamang | I-print sa PDF

Ang Susunod na Hakbang - Konklusyon

Sumusulat ng isang Ulat

Ang pagsulat ng ulat ay nagsasangkot ng pagsasaliksik at pagkatapos ay pag-publish ng kinalabasan ng pagtatasa na iyon. Sa propesyonal na mundo, ang 'hitsura' o hitsura ng iyong nai-publish ang pinakamahalaga. Ang kaakit-akit na pangwakas na resulta ay maaaring masunog ang iyong reputasyon at mapahusay ang iyong personal na tatak.

Ang mga hakbang sa ibaba ay hahawak sa iyo sa pamamagitan ng mga tampok na dalubhasa sa Microsoft Word 2016. Gumugol ng maraming oras sa isang plano. Magsimula sa mga alituntuning ito…

Hakbang 1: Magpasya sa Pakay

Bago mo simulan ang ulat, dapat mo munang malaman kung bakit mo isinusulat ito sa una. Ang mga ulat ay maraming uri ngunit ang alinman sa mga ito ay inilaan upang ipaalam o akitin. Maaari itong nilayon para sa paglalarawan ng isang teknikal na proseso, pagbabahagi ng impormasyon sa background, o pagpapakita ng pag-usad sa isang proyekto.

Tanungin ang iyong sarili - Ano at Bakit . Tutulungan ka nitong idikit ang layunin sa isang pangunahing punto at manatili dito sa halip na mag-rambling ng hindi kinakailangang mga detalye.

Hakbang 2: Kilalanin ang Iyong Madla

Ang pangalawang mahalagang pagsasaalang-alang ay suriin ang iyong madla. Maiintindihan ba nila ang iyong pinag-uusapan? Mayroon bang magkakaibang antas ng mga mambabasa na magbasa ng ulat? Ang kaalaman ng mambabasa sa paksa ay nakakaimpluwensya sa impormasyon na kailangan mong isama.

Magpasya sa pangunahing madla at pagkatapos ay i-script ang ulat sa sapat na antas ng teknikal. Ang pangalawang madla ay maaaring suportahan ng karagdagang impormasyon sa pagtatapos ng ulat.

Hakbang 3: Alamin ang Iyong Paksa

Dapat mong malaman kung ano ang iyong pinag-uusapan. Kaya, saliksikin ang paksa, at isama ang lahat ng nauugnay na impormasyon upang patunayan ang iyong punto. Tiyaking nakarating ka sa isang konklusyon batay sa mga katotohanan at hindi sa personal na opinyon. Ang impormasyon ay dapat na tama, kasalukuyang, at mahusay na sumangguni.

Gumamit din ng iba't ibang mga mapagkukunan tulad ng journal, artikulo sa pahayagan, libro, website, brochure, raw data, taunang ulat, at talumpati upang makatulong na suportahan ang iyong punto. Huwag lamang dumikit sa Wikipedia.

Hakbang 4: Balangkas ang Ulat

Natapos mo na ang pagsasaliksik. Mayroong isang toneladang impormasyon na naghihintay na mai-type at mai-print. Ngunit sandali! Huwag malunod bago ka pumasok sa tubig. Ihanda ang panghuling balangkas ng ulat na magiging tsart ng mga waypoint upang matulungan kang mag-navigate mula simula hanggang matapos. Ang balangkas ay ang blueprint. Bibigyan ka nito ng pagtingin sa isang ibon sa lupa at ipapakita din sa iyo kung saan kailangan mong punan ang mga detalye.

Ang istraktura ng isang ulat ng ideya ay maaaring magsama ng mga sumusunod na elemento:

Pahina ng titulo
Buod ng Tagapagpaganap
Talaan ng nilalaman
Panimula
Ang Katawan ng Ulat
Konklusyon
Mga Rekumendasyon
Apendiks
Bibliograpiya at Mga Sanggunian

Microsoft Word's Balangkas ng Dokumento ay isang malakas na tampok na makakatulong sa iyo na ayusin ang isang dokumento bago mo pa man simulang punan ito sa pananaliksik. Samantalahin mga template ng brainstorming at mind-mapping ganun din

Hakbang 5: Sumulat, Mag-edit, Proofread, at Tapusin

Kapag naayos mo na ang iyong ulat, oras na upang punan ang mga header ng nilalaman. Personal kong napakahusay na mag-tackle ng kaunti sa bawat seksyon, at pagkatapos ay i-bulk ito sa impormasyon. Maaari mong gawin iyon kung nais mo, o tapusin ang bawat seksyon habang binababa mo ang istraktura ng ulat. Tiyaking nakatuon ka sa paglalahad ng iyong mga ideya at paggamit ng suportang ebidensya kaysa sa pagbaybay at grammar muna. Balangkasin ang iyong argumento at magsulat ng ilang mga pangungusap na naglalagay ng iyong pangunahing mga ideya. Kung nakakita ka ng isang bagay na nagkakahalaga ng pag-quote, quote ito.

Kapag nakasulat na ang karamihan ng iyong teksto, oras na upang basahin ito at tiyakin na maayos ang daloy nito. Tiyaking gagabayan mo ang pag-unawa ng mambabasa sa mga salitang transisyon tulad ng 'Ipinapakita ang impormasyong ito ...', 'Sa madaling salita ...', 'Katulad din ...' at i-highlight ang nauugnay at pangunahing mga punto.

Panghuli, paggugol ng oras sa pag-proofread, suriin para sa grammar at spelling , at i-double check ang lahat ng nauugnay na impormasyon at ang lohikal na daloy nito. Mahusay na umalis ng hindi bababa sa isang araw upang suriin at i-proofread ang iyong trabaho. Huwag subukang i-edit ito diretso pagkatapos mong maisip na natapos mo na, dahil malamang na makaligtaan mong basahin ang iyong isinulat. Makakatulog, at i-proofread ito sa susunod na araw.

Ang Listahan ng Checklist

Bago ka pumunta at isumite o ibigay ang iyong ulat na pinaghirapan mo, tiyaking nagawa mo ang sumusunod:

Nakumpleto ang pahina ng pamagat ng Pamagat, Iyong Pangalan, Petsa, Sino ang para sa ulat, at isang posibleng paglalarawan tungkol sa kung ano ang ulat.
Ang pahina ng nilalaman ay may naaangkop na mga heading at tama ang mga numero ng pahina.
Siguraduhin na ang pagpapakilala ay sumasaklaw sa mga pangunahing punto, ang saklaw ng ulat, at ang layunin na nais nitong matugunan.
Nagdagdag ka ng mga kapsyon sa itaas ng mga talahanayan at sa ibaba ng mga imahe / grapiko.
Ang nilalaman ba ng ulat ay nagpapakita ng impormasyon sa isang malinaw na paraan, lohikal, totoo, mananatili sa paksa, ay sa puntong ito?
Nakasaad ba sa konklusyon ang mga resulta, muling sinabi ang pangunahing mga ideya, at hindi nagsasama ng anumang bagong impormasyon?
Malinaw bang may label ang mga heading at sub heading?
May kaugnayan ba, napapanahon, at tamang sanggunian ang mga quote?
Nagamit mo na ba ang mga break ng pahina kung saan nararapat?

Ngayon, ilunsad natin ang Microsoft Word at dalhin ka sa mga tampok na makakatulong sa pagsasama-sama ng draft ng iyong ulat at ipakita ito bilang isang propesyonal na dokumento.

Kapaki-pakinabang na Mga Tampok ng Microsoft Word para sa Pagsulat ng Ulat

Dalhin ang mga ito bilang mga tip na laki ng kagat at master ang mga ito isa-isa.

Ang Microsoft Word ay isang malaking howitzer na may maraming mga mani at bolt. Tumuon tayo sa mga pangunahing hanay ng kasanayan at mga tool na kakailanganin mong planuhin, ihanda, at ipakita ang propesyonal na ulat. Ang mga tampok ng Microsoft Word na sasakupin namin sa ibaba ay mga shortcut din sa pagiging produktibo na magpapadali sa iyong trabaho.

Tip: Gumamit ng katulong na 'Tell Me' ng Microsoft Word 2016 upang matuto nang higit pa tungkol sa mga bagong tampok sa suite ng Office.

Magsimula tayo sa tatlong paunang mga tool ...

Gumamit ng Paste Special

Para sa karamihan sa atin, kapag kailangan nating kopyahin ang teksto o isang imahe sa Word, ang CTRL + V shortcut ay maayos lamang. Ngunit kung minsan maaari naming i-paste ang nakopyang data sa ibang format, tulad ng data ng Excel bilang isang imahe. Kasama ang I-paste ang Espesyal utos maaari mong itapon o tukuyin ang format kapag nag-paste ka ng isang larawan, data ng pagtatanghal, talahanayan, o object mula sa anumang iba pang programa sa Word.

Marami kang gagana sa mga talahanayan at tsart ng Excel sa isang propesyonal na dokumento.

Kung kakopya mo lamang kung ano ang gusto mo at mag-click sa i-paste, mapapansin mo na ilalagay nito ang data bilang mga talahanayan. Ngunit, kung ito ay isang malaking lugar ng mga cell na nais mong i-paste, at hindi mo nais na i-edit ito, baka gusto mong i-paste ito bilang isang imahe, na may labis na pagpipilian upang mai-edit ito.

Sa Microsoft Excel: Piliin at i-highlight ang mga cell na nais mong kopyahin> Pindutin CTRL + C.

Sa Microsoft Word: Pumunta sa Home> I-paste> I-paste ang Espesyal . Pumili I-paste ang Espesyal at mula sa piliin ang dialog Bagay sa Worksheet ng Microsoft Office Excel .

Maaari mong baguhin ang laki ng data bilang isang imahe, at kung mag-double click ka, magagawa mong i-edit ang mga halaga. Maaari mong baguhin ang talahanayan o tsart at muling idisenyo ito. At, kung na-update mo ang data sa tsart o talahanayan sa Excel, maaari mong awtomatikong i-refresh ang tsart sa Word.

Subukan din ang menu ng konteksto ng pag-click sa kanan. Ang Paste Espesyal na menu ay pop up:

Marami pa mga pagpipilian upang mai-import ang data mula sa Excel patungo sa Word . Ang Suporta ng Microsoft Office Inilalarawan din ng pahina ang mga ito nang detalyado.

Gamitin ang Mananaliksik

Oo, mayroong Google at Wikipedia. Ngunit ang patuloy na paglipat mula sa Salita patungo sa iyong browser ay maaaring makaabala sa iyong pagiging produktibo. Nagdadala ang Office 2016 ng malakas na pagsasama sa pagsasaliksik sa grunt na gawaing ito. Ang Mananaliksik ay hindi lamang makakatulong sa iyo na makahanap ng nilalaman mula sa loob ng Microsoft Word ngunit makakatulong din sa iyo na mabilis na magdagdag ng mga pagsipi. Gumagamit ito ng Bing Knowledge Graph upang makahanap ng tamang nilalaman upang suportahan ang iyong dokumento.

Pumunta sa Tab na Ribbon> Mga Sanggunian at c Pumili Mananaliksik . Magbubukas ang isang pane sa kanan gamit ang mga pagpipilian sa paghahanap.

Mag-type ng isang keyword para sa paksang nais hanapin at pindutin ang Enter.

Ipinapakita ng pane ng Mga Resulta ang isang listahan ng mga mapagkukunan na maaari mong gamitin sa iyong dokumento. Pumili ng isang paksa upang tuklasin nang detalyado.

Idagdag ang paksa sa iyong dokumento sa Microsoft Word na may isang pag-click sa plus sign sa kanang-itaas. Maaari mo ring i-click ang plus sign sa anumang resulta upang mabanggit ang pinagmulan sa iyong dokumento sa pagsasaliksik. Ang pinagmulan ng cite ay tumutulong sa iyo na suportahan ang iyong pananaliksik sa mga mapagkukunan sa web at libro.

Tulad ng makikita natin sa paglaon, ang isang anotadong bibliograpiya ay isa sa pinakamahirap na bahagi ng isang dokumento. Ang Mananaliksik ay isang matalinong katulong na pumapasok.

I-freeze ang Bahagi ng Iyong Dokumento ng Word

Tanggalin natin na ang iyong propesyonal na ulat ay magiging isang mahaba at kumplikadong gawain. Maaari mong hatiin ang window ng Word sa dalawang mga pane upang maaari mong matingnan ang dalawang magkakaibang mga bahagi ng isang dokumento nang sabay-sabay. Ito ay isang mahalagang tagatipid ng oras kung nais mong kopyahin at i-paste ang mga bahagi mula sa isang lugar patungo sa isa pa o sumangguni sa isang bahagi ng dokumento habang nagtatrabaho sa isa pa.

Pumunta sa Ribbon> Tingnan ang tab> Hatiin .

Upang alisin ang split, mag-click sa Alisin ang Hatiin sa parehong tab.

Binibigyan ka ng pangkat ng Windows ng maraming mga pagpipilian upang baguhin ang paraan ng iyong pagtatrabaho sa dalawa o higit pang mga dokumento. Ang mga tampok ay nagpapaliwanag sa sarili.

Upang mag-scroll sa parehong mga dokumento nang sabay, mag-click Kasabay na Pag-scroll sa pangkat ng Window sa Tingnan na tab. Maaari ka ring mag-click sa Tingnan ang Magkatabi upang ilagay ang dalawang bahagi ng dokumento sa tabi ng bawat isa.

Tip: Gumamit ng Split View upang maipakita ang dalawang magkakaibang mga layout - halimbawa, I-print at Balangkas. Itakda ang split. Pagkatapos, mag-click sa pane na nais mong baguhin, at pagkatapos ay pumili ng ibang layout sa tab na Tingnan.

Magtrabaho sa Layout at Disenyo

Ang pagtatanghal ng isang ulat ay kung ano ang nakakakuha sa isang tao na basahin ang isang ulat sa una, at iyon ang dahilan kung bakit mahalaga na maipakita nang maayos ang iyong ulat. Kung pinili mo ang apat na ulat na babasahin, ano ang pipiliin mo?

Isang ulat na nakasulat sa kamay.
Isang dokumento na nakalimbag sa itim at puti.
Isang ulat na nakalimbag sa normal na papel na A4 na may kulay.
Isang ulat na naka-print sa kulay, na may isang kaakit-akit na pahina ng pamagat, maayos na nakagapos, at makinis?

Kukunin mo ang pang-apat na ulat dahil hihilahin ka nito patungo rito sa pamamagitan ng visual na hitsura lamang.

Ang harapang takip ay hindi lamang ang dahilan. Ang isang mahusay na nakadisenyo na ulat ay mas madaling basahin. Mas madaling mag-scan din kapag wala kang oras na magbasa. Iyon ang dahilan kung bakit kailangan mong gumastos ng ilang oras sa iyong mga header at footer, at ang iba't ibang mga estilo at tema. Sa madaling sabi - ang pag-format ng bawat elemento sa ulat.

Ang pag-format ay maaaring mukhang isang mahirap na gawain, ngunit ito ay isang nakakatuwang ehersisyo na ehersisyo ang lahat ng iyong malikhaing kalamnan. Ang mga pangunahing takeaway ay ang mga kasanayang maaari mong mailapat sa anumang bagay sa Microsoft Office na pasulong. At ang oras na makatipid ka sa lahat ng mga tip sa pagiging produktibo na natutunan dito.

Ang Microsoft Word 2016 ay may isang mayamang hanay ng mga tampok. Ito ay ilan lamang sa mga paraan na ang iyong disenyo ng ulat ay maaaring makilala mula sa iba pa at maging propesyonal. Kaya, sirain natin ang layout at mga kasanayan sa disenyo.

Saklaw ng seksyong ito ang mga tampok na ito sunud-sunod:

Magsimula sa isang Pahina ng Cover
Gumawa ng isang Listahan ng Mga Nilalaman
Lumikha ng Iyong Header at Footer
Magdagdag ng Mga Numero ng Pahina

(I-format ang Nilalaman)

Piliin ang Tamang Mga Font
Estilo ng mga talata
Mga Pahina ng Pagkontrol sa Pahina
Gumamit ng Mga Estilo at Tema
Mga caption
Gumamit ng Mabilis na Mga Bahagi
Palamutihan ng Mga Hangganan ng Pahina

1. Magsimula Sa Isang Pahina ng Sakop

Ang unang pahina ay ang unang punto ng pakikipag-ugnay sa iyong mambabasa. Ito rin ang iyong pagkakataon na gumawa ng isang kanais-nais na impression. Huwag hayaan ang iyong kakulangan ng mga kasanayan sa artistikong maging isang dahilan dahil ang Word ay tumatagal ng trabaho kasama ang nakapaloob na gallery ng mga pahina ng pamagat. Ang kailangan mo lang gawin ay magpakasal sa isa sa tema ng ulat.

Inaalok ka ng Microsoft Word 2016 16 na mga pre-format na template at tatlo pa sa Office.com.

Pumunta sa Ipasok> Pangkat ng Mga Pahina> Pahina ng Sakop .

Lumilitaw ang pahina ng takip sa simula ng dokumento bilang default.

Dahil mayroong 16 na 'opisyal' na template na inaalok, maaari mong malaman na ang lahat ng iyong iba pang mga kapantay ay may parehong pahina ng takip. Kaya, bakit hindi ito ipasadya, at gawin itong medyo mas kakaiba.

Kaya mo magdisenyo ng isang pahina ng pamagat (o pahina ng pabalat) sa Microsoft Word na maaaring isang orihinal sa stack. I-save ito bilang isang template o madaling baguhin ang disenyo nang mabilis.

2. Gumawa ng isang Talaan ng mga Nilalaman

Nag-scan ng kaswal na mga mambabasa. Mahusay na mga mambabasa ang mag-scan muna at pagkatapos ay sumisid ng malalim. Ang isang talaan ng mga nilalaman ay nagbibigay ng mga waypoint na makakatulong sa pareho. Kapag ito ay isang mahaba at kumplikadong dokumento, hindi mo ba masisiyasat ang lay ng lupa bago ka magtungo sa seksyon na kinagigiliwan mo?

Isaalang-alang ang isang Talaan ng Mga Nilalaman (TOC) kung ang iyong dokumento ay higit sa 10 pahina ang haba. Dapat mo munang tiyakin na hindi mo kailangan muling ayusin ang anumang mga pahina sa iyong dokumento bago nilikha ang TOC.

Sa Microsoft Word, hindi mo kailangang isulat ang buong TOC sa pamamagitan ng kamay. Mayroong isang Talaan ng mga Nilalaman awtomatikong tool sa ilalim ng Mga Sanggunian tab na kumukuha ng iyong balangkas at idinisenyo ito para sa iyo. Gayundin, madali mong mai-update ito kapag nais mong baguhin ang isang bagay.

Mayroon ding mga template na maaari mong i-download at magkasya ito sa likas na katangian ng nilalaman. Halimbawa, ang isang TOC para sa isang sanaysay ay magmumukhang kakaiba mula sa taunang ulat ng isang kumpanya.

Mayroon kaming kumpletong tutorial sa kung paano lumikha ng isang pahina ng listahan ng mga nilalaman sa Word .

Ang kabuluhan nito ay ito:

Lumikha ng balangkas at gumamit ng mga istilo ng heading upang ayusin ang hierarchy. Ilapat ang awtomatikong tool ng TOC sa mga istilo ng heading. Hinahanap ng Word 2016 ang mga heading na iyon at pagkatapos ay isingit ang talahanayan ng mga nilalaman sa iyong dokumento. Pagkatapos ay maaari mong awtomatikong mai-update ang iyong TOC kung gumawa ka ng mga pagbabago sa iyong dokumento.

Para sa higit pang kontrol sa kamay, maaari mo ring gamitin ang Manu-manong Talaan ng Mga Nilalaman style Isinasingit ng salita ang teksto ng placeholder at kailangan mong isingit at i-format ang bawat nilalaman sa listahan.

3. Lumikha ng Iyong Header at Footer

Ang mga Header at Footer ay mahalaga sa mga ulat dahil ang pangunahing layunin ay upang magbigay ng impormasyon tungkol sa ulat sa bawat pahina. Ang mga ito ay ang mga karaniwang lugar ng pagpapakita para sa mga numero ng pahina. Ang header ng dokumento ay dapat maglaman ng pamagat ng ulat, at posibleng ang pangalan ng kung sino ang lumikha nito. Ang pamagat ng kasalukuyang seksyon ay kapaki-pakinabang.

Ang footer, sa kabilang banda, ay dapat magsama ng mga numero ng pahina, petsa ng paglalathala, at iba pang impormasyong pang-administratibo na kinakailangan. Tandaan na ang ilan ang mga gabay sa istilo ay may mga espesyal na patnubay para sa mga header at footer .

Magsimula tayo sa header sa iyong dokumento at bigyan ito ng isang natatanging hitsura.

Pumili Isingit , pagkatapos ay piliin ang alinman Header o Footer mula sa pangkat. Ipinapakita sa iyo ng built-in na gallery ang maraming mga pagpipilian na maaari mong mapagpipilian.

Ang puwang ng header at footer ay ipinasok sa iyong dokumento na may teksto o talahanayan ng placeholder. Ang Mga Tool sa Header at Footer bubukas sa Ribbon para sa iba pang gawaing pag-format tulad ng petsa, oras, o larawan.

Ipasok ang iyong teksto at pagkatapos ay piliin Isara ang Header at Footer .

Maaari kang magsimula sa isang blangkong header at footer. Kung mayroon kang mga kasanayan sa disenyo, gamitin ang Mga Tool sa Header at Footer upang idisenyo ang iyong sarili. Master ang puwang ng header at footer kung nais mong lumikha ng pasadyang mga letterhead para sa iyong samahan. Maaari kang gumamit ng mga elemento ng tatak tulad ng mga logo ng kumpanya o samahan sa itaas at maayos na na-format na mga footnote sa ibaba

Subukan natin at baguhin ang isa sa mga hindi nakapaloob na header. aking pinili Guy mula sa gallery.

Ang huling pagtingin ay tumagal ng dalawang minuto upang pagsama-samahin ang mga simpleng epekto ng teksto at isang icon na nagmula sa gallery ng icon ng Microsoft Office.

Ang header at footer ay nasa lugar. Ngunit, paano mo malalaman kung nasaan ka sa dokumento? Ipasok ang mga numero ng pahina bilang susunod na mahalagang signpost.

4. Magdagdag ng Mga Numero ng Pahina

Ang mga numero ng pahina ay pinakamahusay na tumingin sa footer (hindi tulad ng sa header tulad ng sa imahe sa itaas). Maaari kang magdagdag ng isang pangunahing numero ng pahina mula sa Ipasok> Numero ng Pahina pindutan sa Ribbon. Maaari mo ring idagdag ito mula sa Disenyo lalabas ang tab kapag idinagdag mo ang header at ang footer.

Mayroon kang maraming kontrol sa mga numero ng pahina. Pumili mula sa isang malawak na hanay ng mga format ng numero at ipasadya ang mga ito sa iyong mga pangangailangan. Sa kasong ito, nagdaragdag kami ng numero sa footer, ngunit maaari mong ilagay ang mga ito sa itaas o kahit sa mga margin. Sa halimbawang ito, inilagay ko ang numero ng pahina sa kaliwang ibabang bahagi. Ngunit, nais kong baguhin ang default na hitsura at ang format.

Halimbawa: Ang paggamit ng isang 'Pahina X ng XXX' ay gumagawa para sa isang mas mahusay na tagapagpahiwatig sa isang mahabang dokumento.

Piliin ang numero ng pahina. Pumunta sa Ipasok> Mga Mabilis na Bahagi . Mula sa drop-down na menu, piliin ang Patlang . Maaari mo ring maabot ang dialog ng Field mula sa tab na Header at Footer Design.

Pumili ka Mga Numero mula sa mahabang listahan ng mga pangalan ng patlang. Mula sa kahon sa kanan, maaari kang pumili ng isang tukoy na format. Pinili ko ang karaniwang 1, 2, 3. Mag-click OK lang , at ang bilang ng bilang ng mga pahina ay lilitaw. Ngayon ang kailangan mo lang gawin ay idagdag ang iyong teksto tulad ng Pahina X ng XXX, at baguhin ang hitsura ng mga numero sa karaniwang mga tool sa pag-format ng teksto na magagamit mula sa tab na Home.

Ganito ang hitsura nito:

Idisenyo ang hitsura sa anumang numero ng pahina sa iyong dokumento at awtomatikong ina-update ng Word ang lahat ng natitirang. Ang mga numero ng pahina ay ang pinaka-karaniwang mga elemento sa isang footer, ngunit maaari rin itong humawak ng anumang iba pang impormasyon tulad ng header. Mula sa mga pagpipilian sa Insert group, maaari mong idagdag ang petsa at oras, impormasyon sa dokumento, mga larawan, at higit pa sa iyong header o footer.

Susunod, papunta na kami sa pag-format ng nilalaman.

Ang visual draw ng iyong propesyonal na ulat ay kasama ng 'pagpapaganda' na inilalapat mo sa nilalaman. Mahalagang hakbang din ang pag-format para sa isang dokumento na mahusay na dumadaloy. Kaya, dapat mong ituon ang maraming lakas sa pagpili ng tamang font, puwang ng talata, at mga kulay.

Huwag kang magalala. Kahit na, ang hinamon nang mapag-arte ay mahahanap ang bahaging ito madali dahil ang Microsoft Word ay nakabalot kasama ng mga default na tema at visual na istilo. Magsimula tayo sa pinaka pangunahing elemento ng isang dokumento.

5. Piliin at Estilo ang Tamang Font

Iyong pagpili ng font sa isang propesyonal na ulat ng Salita hindi lamang natutukoy kung paano tumatayo ang teksto ngunit kung paano din ito nakalimbag. Gusto mo ang pareho para sa maximum na epekto.

Maaari kang maglapat ng isang typeface (ibig sabihin, ang visual na hitsura ng font) sa alinman sa isang buong dokumento o sa mga tukoy na bahagi ng isang dokumento. Ang lahat ng mga pagpipilian sa font ay magagamit mula sa tab na Home. Pumunta sa Tahanan> Font .

Ang default na font sa Microsoft Word 2016 ay Calibri. Tumingin sa kabila nito dahil marami kang mapagpipilian. Kung pinili mo ang Times New Roman, maaari kang maituring na tamad, kung pipiliin mo ang Windings, mabuti ... Sa palagay ko hindi ko kailangang ipaliwanag iyon. Kaya tiyaking pipiliin mo ang isang font na madaling basahin at nababagay sa ulat. Upang i-play ito nang ligtas, pumili mula sa isa sa mga ito mukhang-propesyonal na mga font ng Google ; magagamit sila nang libre.

Tip: Ang Baskerville at Georgia ay mahusay na kahalili sa labis na ginagamit na Times New Roman

Subukan ang iba't ibang pagpapares ng font para sa teksto ng katawan at Mga Pamagat (at Mga Subheading). Maraming mga website ang gusto FontJoy at TypeWolf tutulong sa iyo na mag-eksperimento sa mga pares ng font. Kaya mo mag-download at gumamit ng mga pasadyang font ganun din Ngunit tandaan ang panuntunan sa hinlalaki - huwag kailanman gumamit ng higit sa tatlong magkakaibang mga typeface sa isang dokumento.

Para sa labis na piraso ng pizazz, subukan ang isang drop cap upang mapahusay ang iyong teksto .

6. Estilo ng mga talata

Kung nais mong magkaroon ng dobleng puwang ang iyong mga linya, o iisang puwang, kailangan mong baguhin ang format ng mga talata. Sa pamamagitan ng pagbabago ng spacing, maaari kang gumawa ng isang dokumento na mas madaling basahin o bigyan ng impression na ito ay mas mahaba at na inilagay mo ang higit pang trabaho dito.

Upang baguhin ang talata para sa buong dokumento, pinakamahusay na pumili ka ng bawat bloke ng teksto; kung hindi man, kung gumagamit ka ng mga header sa iyong ulat, magbabago rin sila. Ang isa pang mas mahusay na pagpipilian ay kung ipasadya mo ang partikular na istilo na iyong ginagamit upang mai-format ang talata.

Upang gawin ito, pumunta sa Bahay > Mga istilo . Mag-right click sa istilong nais mong baguhin at piliin Baguhin . Mag-click sa Format> Talata na nasa ilalim ng dialog box. Ngayon, baguhin ang spacing, indentation, at pagkakahanay para sa talata. Mag-click OK lang upang isara ang mga dayalogo.

Kapag nais mong baguhin ang isang mas maliit na bahagi ng dokumento , piliin kung ano ang nais mong baguhin. Mag-right click sa naka-highlight na teksto at piliin Talata . Ang parehong kahon ng dayalogo tulad ng nasa itaas ay lilitaw.

7. Mga Pahina ng Pagkontrol sa Pahina

Ang isang pahinang pahina - sa mismong pangalan nito - ay nahahati sa isang tuloy-tuloy na bloke ng teksto sa dalawang pahina. Ang mga pahinga sa pahina ay mahalagang elemento ng istruktura para sa mahabang dokumento. Awtomatikong nagsisingit ng salitang break ang pahina sa dulo ng pahina. Ngunit sa isang mahabang dokumento, maaari kang maglagay ng mga pahinga sa pahina kung saan mo nais ang mga ito.

Upang magpasok ng isang pahinang pahinang manu-manong, mag-click Ipasok> Pahinga ng Pahina. (Shortcut sa keyboard: CTRL + Enter)

Ganito ang isang break ng pahina kapag nag-click ka sa Ipakita itago utos sa Pangkat ng talata .

Ngunit paano kung nais mong panatilihin ang isang pangkat ng mga linya na magkasama sa isang pahina o haligi at hindi paghiwalayin ang mga ito dahil sa isang pahina ng break? Nasa iyong kontrol ang layout. I-click ang maliit na arrow na nakikita mo sa kanang bahagi sa ibaba ng pangkat ng Talata.

Nasa Kahon ng talata, mag-click Mga Pagsira sa Linya at Pahina. Pumili mula sa apat na pagpipilian sa pagination:

Balo / Ulila kontrolin ang mga lugar ng hindi bababa sa dalawang linya ng isang talata sa tuktok o ilalim ng isang pahina.
Panatilihin sa susunod pinipigilan ang mga break sa pagitan ng mga talata na nais mong manatili magkasama.
Panatilihing magkasama ang mga linya pinipigilan ang mga break ng pahina sa gitna ng mga talata.
Page break dati nagdagdag ng pahinang pahinang bago ang isang tukoy na talata.

Nagpakita din kami kung paano alisin ang mga break ng pahina kung kinakailangan.

8. Gumamit ng Mga Estilo at Tema

Ang mga istilo at tema ay marahil dalawa sa mas hindi ginagamit na mga tampok sa Microsoft Word. Ngunit sa palagay ko dapat mong gamitin ang mga ito sa bawat pagkakataon upang makatipid ng maraming oras.

Ngunit ano ang pagkakaiba sa pagitan ng isang tema at isang istilo? Microsoft sabi ni:

Ang mga tema ay nagbibigay ng isang mabilis na paraan upang baguhin ang pangkalahatang kulay at mga font. Kung nais mong baguhin nang mabilis ang pag-format ng teksto, ang Mga Estilo ng Word ang pinakamabisang tool.

Kaya, habang kinokontrol ng mga tema ang pangkalahatang hitsura ng kulay, epekto, at mga font - magsimula sa isang mahusay na tema para sa iyong dokumento muna. Tapos , gumamit ng Mga Estilo upang maghukay sa mga tukoy na mga bahagi na nais mong baguhin ang hitsura.

Para kay Mga Tema: Pumunta sa Disenyo tab Pumili ng isang tema mula sa gallery. Maaari mong makita ang mga preview ng kung ano ang kulay ng kumbinasyon.

Para kay Mga istilo: Piliin ang bahagi ng teksto na nais mong baguhin. Pumunta sa Mga istilo pangkat sa Bahay tab Maaari mong makita ang mga preview ng kung ano ang hitsura ng mga ito. Piliin ang Estilo na angkop para sa iyong nilalaman. Halimbawa, pumili ng istilo ng heading para sa mga heading sa iyong dokumento. O, isang partikular na istilo para sa anumang mga quote. Maaari mo ring baguhin ang isang mayroon nang istilo at lumikha ng mga bagong istilo mula sa simula.

9. Mga Caption

Ang bawat larawan, tsart, o ilustrasyon ay nangangailangan ng isang caption upang malinaw na mailarawan ito. Ito ay isang solong linya ng teksto, karaniwang matatagpuan sa ibaba ng isang graphic. Ang mga caption ay isang mahalagang sanggunian din kung kailangan mong banggitin ang mga ito sa ibang lugar. Maraming mga dokumento ang tinanggal ang maliit na detalyeng ito.

Madaling magdagdag ng isang caption. Mag-right click sa ilustrasyon kung saan mo nais magdagdag ng isang caption. Pumili Magdagdag ng Caption .

Sa dialog box, idagdag ang teksto ng iyong caption at i-configure ang natitirang mga pagpipilian. Ang mga caption ay maaaring awtomatikong sumangguni sa Word.

10. Gumamit ng Mabilis na Bahagi

Ang mga propesyonal na dokumento ay maaaring makakuha ng paulit-ulit. Ito ang dahilan kung bakit dapat mong simulang gamitin ang Mga Mabilis na Bahagi para sa nilalaman ng boilerplate na ginagamit mo sa lahat ng oras. Halimbawa, sabihin nating mayroong isang sugnay na kontrata na isinasama mo sa bawat dokumento. O, ilang pambungad na impormasyon. Sa halip na paulit-ulit na copy-paste, i-save ang mga ito bilang Mga Mabilis na Bahagi at muling gamitin ang mga ito nang paulit-ulit.

Ang Mga Mabilis na Bahagi ay isa ring uri ng bloke ng gusali . Maaari mong makita ang gallery ng lahat ng magagamit muli na mga bloke ng nilalaman sa Building Block Organizer .

I-save at muling gamitin ang iyong sariling Mga Mabilis na Bahagi sa dalawang hakbang:

Piliin ang parirala, pangungusap, o iba pang bahagi ng iyong dokumento na nais mong i-save sa gallery.
Pumunta sa Ipasok> pangkat ng Teksto> Mga Mabilis na Bahagi> I-save ang Seleksyon sa Mabilis na Bahagi ng Gallery . Baguhin ang pangalan at magdagdag ng isang paglalarawan kung nais mo. Mag-click OK lang .

Kung gaano kadali, maaari mong muling magamit ang nai-save na snippet ng nilalaman.

Ilagay ang iyong cursor kung saan mo nais na magsingit ng isang pagpipilian mula sa Mabilis na Mga Bahagi ng Gallery. Pumunta sa Ipasok> pangkat ng Teksto> Mga Mabilis na Bahagi . Pagkatapos i-click ang pangungusap, parirala, o iba pang nai-save na pagpipilian na nais mong muling gamitin.

Mapapansin mo ang tatlong iba pang mga kategorya sa menu ng Mga Mabilis na Bahagi.

AutoText: Word 2016 ay pinanatili ang luma AutoText tampok Gumagana ito tulad ng Mga Mabilis na Bahagi para sa anumang bloke ng teksto na ginagamit mo ng mahusay. Halimbawa: Isang tala na nais mong gamitin sa bawat dokumento.

Pag-aari ng Dokumento: Isang hanay ng mga pare-pareho na pag-aari na maaari mong isama sa bawat dokumento. Halimbawa: Pangalan ng kumpanya o may-akda.

Mga Patlang: Ang mga ito ay paunang natukoy na mga elemento na awtomatikong nag-a-update. Halimbawa: Petsa, oras, numero ng pahina atbp.

Tandaan, ang mga entry para sa pag-aari ng dokumento ay maaaring magsama minsan ng impormasyon na hindi mo nais na ibahagi sa lahat. Kaya, bantayan nang mabuti ang mga patlang na ito at alisin ang nakatagong personal na data tuwing kinakailangan.

11. Palamutihan ng Mga Hangganan ng Pahina

Ang mga hangganan ng pahina ay maganda ang hitsura hindi lamang sa mga flyer at paanyaya. Kung tapos nang tama, maaari silang magdagdag ng isang ugnayan ng klase sa isang dokumento. Ang iba't ibang mga estilo ng linya at lapad at mga hangganan ng sining ay magagamit mula sa menu ng Disenyo sa Ribbon.

Pumunta sa Disenyo> Mga Hangganan ng Pahina.

Nasa Mga Hangganan at Pag-shade kahon, gamitin ang Hangganan ng Pahina tab upang idisenyo ang iyong hangganan.

Ang mga setting ay nagpapaliwanag sa sarili. Subukan ang Shadow o 3-D na may tamang mga kulay upang magdagdag ng isang banayad ngunit matikas na hangganan. Ang mga istilo ng Sining sa kanilang mga hangganan sa clip-art ay maaaring maging masyadong garish para sa mga propesyonal na dokumento.

Gamitin ang apat na mga pindutan ng sulok sa Preview window upang piliin ang mga gilid ng pahina upang gumuhit ng mga hangganan. I-click ang mga pindutan na ito upang alisin o magdagdag ng mga hangganan, ayon sa gusto mo.

Ilagay ang cursor sa unang pahina ng isang dokumento kung nais mong maglagay ng isang hangganan sa paligid lamang ng unang pahina. Maaari mo ring ilagay ang mga hangganan sa paligid ng ilang mga pahina sa isang seksyon. Ilagay ang cursor sa seksyon - alinman sa unang pahina ng seksyon na iyon o sa isang kasunod na pahina.

Mga Sanggunian at Pakikipagtulungan

Ang isang ulat sa Salita ay maaaring parang isang hindi mapamamahalaang gawain. Ito ay tulad ng pag-aayos ng isang milyong tumpok na hay sa maayos na maliliit na stack. Ang ideya ay upang malaman tiyak na aling stack ang pin na iyong hinahanap. Ang mga tampok na ito ay inilaan upang gawing mas madali.

1. Lumikha ng isang Index

Kapag nagsusulat ng malalaking dokumento tulad ng isang ulat na naglalaman ng maraming impormasyon, maaaring hindi sapat ang isang pahina ng nilalaman. Isang Index dapat lumitaw sa dulo ng dokumento, na may mga numero ng pahina sa mga keyword at impormasyon sa ulat. Lumikha ng isang index upang matulungan ang mambabasa na sanggunian ang tamang impormasyon sa numero lamang ng pahina.

Gumawa ng isang index kung ang iyong dokumento ay may higit sa 20 mga pahina. Hindi pinapayagan ng Microsoft Word 2016 na masakop ka ng proseso. Karaniwan itong may dalawang bahagi:

Piliin ang mga salita o impormasyon na nais mong isama sa index.
Ilagay ang index sa tamang lugar sa iyong dokumento.

Maaari kang mag-scroll sa tapos na dokumento at markahan ang mga salita o parirala na nais mong isama sa index o markahan ang mga ito sa iyong pagsabay. Alinmang paraan, piliin ang teksto na nais mong gamitin bilang isang entry sa index o mag-click kung saan mo nais na ipasok ang entry.

1. Mag-click Mga Sanggunian > Entry ng Markahan .

2. I-edit ang teksto sa Entry ng Marka ng Index dialog box. Maaari ka ring magdagdag ng isang sub-entry na higit na tumutukoy sa pangunahing salita na ginamit mo sa index. Maaari kang magdagdag ng maraming mga antas at ang bawat isa ay lilitaw na naka-indent sa ilalim ng pangunahing entry.

3. Sa ilalim ng Mga pagpipilian , maaari ka ring lumikha ng isang cross-reference sa isa pang pangunahing entry. Maaaring gamitin ito ng isang mambabasa upang mag-refer ng nauugnay na impormasyon sa ibang lugar sa parehong dokumento.

4. Gamitin ang format ng numero ng Pahina upang magpasya sa hitsura ng mga numero ng pahina sa index.

gumagalaw ang mouse cursor nang mag-isa

5. Mag-click marka upang markahan ang index entry. Upang markahan ang teksto na ito saanman lumilitaw ito sa dokumento, mag-click Markahan lahat .

6. Ulitin ang proseso para sa lahat ng mga salita at parirala na nais mong isama sa index.

Naitayo mo na ngayon ang iyong index. Ipasok ito sa tamang lugar patungo sa dulo ng dokumento.

1. Mag-click sa pahina kung saan nais mong ipasok ang index.

2. Mag-click Mga Sanggunian> Ipasok ang Index .

3. Ang Index ang kahon ng dialogo ay ipinapakita. Maaari mong piliing i-format ang mga entry sa teksto, numero ng pahina, tab, at mga character ng pinuno.

4. Piliin ang hitsura mula sa iba't ibang mga format sa listahan at suriin ang window ng Preview sa kanan. Tandaan, ang window ng Preview ay hindi magpapakita sa iyo ng aktwal na index. Isa lamang itong 'simulation' kung paano ito magmukhang.

5. Mag-click OK lang . Handa na ang iyong Index.

Minsan, maaaring kailanganin mong magdagdag ng maraming mga entry sa index pagkatapos mong maipasok ito sa pahina. Markahan ang entry at pumunta sa Mga Sanggunian> I-update ang index upang maisama ang mga bagong pagbanggit.

Gayundin, magdagdag ng heading para sa index dahil hindi awtomatiko itong ginagawa ng Word.

2. Paglikha ng Mga Aklatan

Halos tapos na ang iyong dokumento. Ngayon, kailangan mong kredito ang lahat ng iba pang gawain sa pagsasaliksik at mga ideya na iyong isinangguni sa iyong dokumento. Oras na para sa isang bibliograpiya.

Ang isang ulat ng kumpanya ay maaaring hindi nangangailangan ng isang bibliograpiya ngunit ang isang pang-akademikong papel ay hindi natapos nang walang isa. Ang bibliograpiya ay isa sa pinakahirap na trabaho sa isang ulat na pang-akademiko. Kailangan mong ayusin ang lahat ng iyong mga pagsipi bago ka umupo upang mai-frame ang bibliography. Gayundin, magpasya sa istilo ng pagsipi (karaniwang MLA, ANO , o Style ng Chicago ) alinsunod sa mga alituntunin ng iyong paksa.

Huwag mag-atubiling samantalahin ang mga tagabuo ng pagsipi at bibliography ng third-party para sa pagbuo ng seksyong ito.

Ngunit, ang Microsoft Word 2016 ay may isang kumpletong toolet upang gawing hindi masakit ang prosesong ito hangga't maaari. Kaya, pumunta sa punto sa dokumento kung saan mo nais na ilagay ang bibliography. Mabuti kung mayroon kang hindi bababa sa isang pagsipi na isasama, ngunit kahit na wala ka, hinayaan ka ng Word 2016 na gumamit ng isang pagsipi ng placeholder at punan ang mga mapagkukunan sa paglaon.

Mag-click Mga Sanggunian> Bibliograpiya .

Nag-aalok ang Word ng ilang mga istilo ng bibliography na naiiba lamang sa kanilang mga pangalan sa heading. Piliin ang naaangkop na estilo at pagkatapos ay ipasok ang mga pagsipi mula sa pindutan sa Grupo ng mga Pagsipi at Bibliograpiya .

Ang tool sa bibliography ay may ilang mga hakbang dito. Alang-alang sa pagiging masikli, ididirekta kita sa pinakamagaling Pahina ng tulong sa Microsoft Office na isang sunud-sunod na gabay.

Ang ilang mga akademikong papel ay hihilingin sa iyo lumikha ng isang anotasyong bibliograpiya . Ito ay isang mas nababagong bersyon ng isang bibliograpiya na may isang listahan ng mga pagsipi sa mga journal, libro, artikulo, at iba pang mga dokumento na sinusundan ng isang maikling talata. Ang talata ay isang paglalarawan ng pinagmulan at kung paano nito sinusuportahan ang iyong papel.

3. Cross-Referencing

Maaari kang gumamit ng isang cross-reference upang matulungan ang mambabasa na mag-navigate sa isang mahabang dokumento. Sa anumang punto sa isang dokumento, maaari mong sabihin sa mambabasa na mag-refer muli sa isang heading, numero ng pahina, imahe, tsart, footnote, endnote, at talata. Ang isang cross-refer na link ay isang maayos na paraan upang ikonekta ang kaugnay na impormasyon nang magkasama. Ang magbabasa ay kailangang mag-click lamang sa link upang mapunta ang snippet ng impormasyon.

Narito kung paano ka magsisimula:

1. Piliin ang lugar para sa cross-reference at i-type ang teksto na nagsasabi sa mambabasa tungkol dito. Halimbawa: 'Sumangguni sa Tsart 3 para sa mga uso sa hinaharap.'

2. Pumunta sa Ipasok> Cross-reference .

3. Sa Uri ng sanggunian kahon, i-click ang drop-down na listahan upang mapili kung ano ang nais mong mai-link.

4. Ang mga pagpipilian sa Ipasok ang Sanggunian sa magbabago ang drop-down alinsunod sa iyong napili sa itaas.

5. Sa Para sa patlang, dumaan sa mga pagpipilian at sabihin sa Word ang eksaktong impormasyon upang mai-link.

6. Suriin ang Ipasok bilang hyperlink box upang likhain ang hyperlink para sa sanggunian na impormasyon.

7. Mag-click sa Isingit upang isama ang cross-reference sa dokumento.

Naaalala, ang pagbanggit natin ng mga caption? Maaari kang gumawa ng mga cross-reference sa mga equation, figure, graph, at table kung gumamit ka ng mga caption sa ibaba ng mga ito.

Ang salita ay hindi maaaring lumikha ng isang cross-reference para sa isang bagay na wala. Ipaalam sa iyo ng salita tungkol sa mga error na ito at awtomatikong i-update din ang mga cross-reference kapag binago mo ang numero ng pahina o teksto ng na-refer na item.

4. Paggamit ng Mga Komento

Ang isang propesyonal na ulat ay maaaring maging isang nag-iisa na trabaho o maaari kang kumuha ng tulong ng isang koponan upang ihanda ang unang draft. Ang mapagpakumbaba Magkomento ay isa sa mga pinaka-hindi ginagamit na tool ng isang dokumento ng Word. Ipinapakita ito bilang isang hugis-parihaba na may kulay na lobo sa margin o sa Reviewing Pane.

Maaari mong gamitin ang mga komento bilang maliit na 'stickies' o mga tala sa sarili. Mag-iwan ng maliit na mga tala sa iyong sarili sa mga margin habang nagsusulat, nag-e-edit, at nagbabago ng iyong paraan sa pamamagitan ng isang ulat o isang manuskrito. Maging malikhain - magdagdag ng labis na mga link sa iba pang mga mapagkukunan, gamitin ang mga ito para sa mga tip at payo, mag-link sa iba't ibang bahagi ng isang dokumento, o mag-set up ng isang link ng feedback para sa iyong mga mambabasa. At kapag nag-finalize ka, madali ka lang alisin ang lahat ng mga puna sa Word .

Ang Microsoft Word 2016 ay isa ring pinahusay na tool sa pagsulat ng pakikipagtulungan. Ang mga komento ay may malaking papel sa pakikipag-usap sa isang koponan. Narito kung paano gumagana ang sistema ng puna ...

1. I-highlight ang teksto na nais mong magdagdag ng isang puna o mag-click sa dulo ng isang bloke ng teksto.

2. Pumunta sa Ipasok> Komento . I-type ang iyong puna sa kahon. Lumilitaw ang mga komento sa markup area sa kanan. Ang view ng Print Layout ay karaniwang pinakamahusay na paraan upang makita ang mga komento sa tabi ng teksto.

3. Pumunta sa Pagsusuri tab at makita ang higit pang mga pagpipilian para sa mga komento. Ipinapakita rin ng tab na ito ang lahat ng mga kontrol para sa pagsubaybay sa mga pagbabago at komento sa isang nakikipagtulungan na dokumento. Gamitin ang mga pagpipilian sa Markup upang maipakita o maitago ang mga komento. Halimbawa: Walang Markup itatago ang mga komento at ang lugar ng markup sa kanan.

Tapusin ang Iyong Ulat

Kapag ang karamihan ng iyong ulat ay nakumpleto at nai-save, oras na upang tapusin ang iyong ulat. Kapag sinabi kong finalize, hindi ko ibig sabihin na i-proofread ito. Dapat gawin din yan. Ngayon, kailangan mong gawin ang mga hakbang sa seguridad upang maprotektahan ang ulat mula sa hindi pinahintulutang mga pagbabago at pamamlahiyo.

Ang mga hakbang sa seguridad na ito ay magbibigay ng labis na antas ng pagiging tunay sa iyong elektronikong file bago mo ito ibahagi.

Saklaw ng seksyong ito ang:

Mga Lagda
Ipasok ang mga watermark
Gawin ang dokumento na 'basahin lamang'
Protektahan ng password ang iyong dokumento
I-print ang iyong dokumento sa PDF

1. Lagda

Maaari kang magdagdag ng text signature para sa isang personal na ugnayan sa ulat. Ngunit ang isang simpleng lagda ng teksto ay hindi nangangailangan ng anumang pagpapatotoo. Ang isang digital na lagda ay ang mas mahusay na paraan upang maprotektahan ang iyong dokumento mula sa hindi awtorisadong pag-access. Kinukumpirma ng isang digital na lagda na ang dokumento ay nagmula sa tagapirma at hindi pa ito napapalitan sa anumang paraan.

Lumikha tayo ng isang linya ng lagda sa Microsoft Word 2016.

Sa dokumento, ilagay ang iyong cursor kung saan mo nais na lumikha ng isang linya ng lagda.

1. Pumunta sa Isingit > Text grupo > Linya ng Lagda at i-click Linya ng Lagda ng Microsoft Office .

2. Ang Pag-setup ng Lagda ang kahon ng dialogo ay ipinapakita. Punan ang mga patlang tulad ng ipinahiwatig. Kung nagpapadala ka ng dokumento sa ibang tao para sa pag-sign, magdagdag ng mga tagubilin para sa tagapirma sa patlang na nakalaan para dito ( Mga tagubilin sa pumirma ). Ang nag-signer ay maaari ring idagdag na ibigay ang layunin para sa pag-sign kung ang Pahintulutan ang nag-signer na magdagdag ng mga komento sa kahon ng dialog ng Pag-sign ay naka-check.

3. Mag-click sa OK lang at ang dokumento ay magpapakita ngayon ng isang placeholder para sa lagda.

Maglagay ng pirma:

Kung kailangan mong mag-sign ng isang dokumento na may isang digital signature, pumunta sa linya ng lagda at mag-right click dito.

Sasabihan ka na mag-sign gamit ang isang digital ID. Kung wala kang isa, sasabihin sa iyo ng Microsoft na kumuha ng isa mula sa isang kasosyo sa serbisyo sa lagda.

Kung wala kang isang digital ID, maaari mo lang magpasok ng isang representasyong pangkonteksto ng isang linya ng lagda . Maaari kang gumamit ng nakasulat na lagda o isang imahe na hindi nangangailangan ng pagpapatotoo.

2. Ipasok ang Mga Watermark

Ang isang watermark ng Microsoft Word ay isang 'pekeng' ngunit kapaki-pakinabang pa rin ang visual na tagapagpahiwatig para sa katayuan ng dokumento. Halimbawa, maaari kang gumamit ng isang watermark na nagsasabing 'Mga Draft' upang maiiba ito mula sa pangwakas na bersyon ng dokumento. O kaya, gamitin ang watermark upang magmungkahi ng dokumento na 'Copyrighted' o 'Confidential'.

Ang marka na 'Draft' ang pinakakaraniwan. Ngunit, binibigyan ka ng Microsoft Word ng maraming iba pang mga watermark upang pumili.

1. Pumunta sa Disenyo > Background ng Pahina at pumili Watermark . Ang pindutan ng Watermark ay paganahin sa Pag-print lamang.

2. Maaari kang pumili ng isang larawan o isang teksto ng watermark mula sa gallery. Ang parehong mga pahalang at dayagonal na bersyon ay magagamit. Binibigyan ka ng kahon ng dialogo ng lahat ng mga pagpipilian sa pagpapasadya para sa huling hitsura ng watermark. Subukan ang iba't ibang mga font, layout, laki, at kulay.

3. Maaari mong mai-type ang iyong sariling teksto sa patlang ng Teksto upang likhain ang iyong pasadyang watermark.

4. Pumili OK lang upang mailapat ang watermark sa iyong dokumento. Awtomatikong inilalapat ng salita ang watermark sa bawat pahina maliban sa pahina ng pamagat.

3. Gawin ang Mga Dokumento na 'Magbasa Lamang'

Ang isang propesyonal na ulat sa likas na katangian nito ay hindi kailangang i-edit ng mga mambabasa nito. Ang pag-convert ng dokumento sa isang PDF ay isang paraan. Ngunit, maaari ka ring maglapat ng ilang higit pang mga paghihigpit sa Microsoft Word at maiwasan ang hindi sinasadyang pagbabago o pagkukulang ng anumang uri.

Mayroong tatlong paraan upang maprotektahan ang isang dokumento.

Una - Gawin ang iyong dokumento na 'basahin lamang'.

Tinitiyak nito na mababasa o makopya lamang ang iyong dokumento. Hindi nito pipigilan ang sinuman na makopya ang file at gumawa ng mga pagbabago sa kopya.

1. Pumunta sa File tab> Impormasyon > Protektahan ang Dokumento > Markahan bilang Pangwakas.

2. Kapag binuksan ng mga mambabasa ang isang dokumento, isang bar sa itaas ang mag-uudyok sa mga mambabasa na tratuhin ang dokumentong ito bilang nabasa lamang. Ngunit, maaari silang mag-click sa 'I-edit Pa rin' upang buksan ang dokumento sa mode na I-edit.

Pangalawa - Protektahan ng Password ang Iyong Dokumento.

Protektahan ang iyong dokumento mula sa mga hindi ginustong pag-edit gamit ang isang hadlang sa password.

1. Sa ilalim ng Protektahan ang Dokumento , pumili I-encrypt gamit ang Password . Mag-type ng isang password at mag-click OK lang .

2. Sa Kumpirmahin ang Password kahon, i-type muli ang password, at pagkatapos ay mag-click OK lang . Magbubukas ang dokumento kasama ng na-prompt ng mambabasa para sa isang password.

Gumagamit ang Microsoft ng AES (Advanced Encryption Standard), haba ng 128-bit na key, SHA1 (isang cryptographic hashing algorithm na bumubuo ng halos natatanging 160-bit key upang palitan ang plaintext), at CBC (cipher block chaining) upang mabigyan ng mabuti ang isang hacker -k Karapat-dapat na sakit ng ulo.

Pangatlo - Paghigpitan ang Pag-edit.

Ang tampok na kontrol na ito ay makakatulong sa iyo bilang ang may-akda na magpasya kung aling mga bahagi ng dokumento ang maaaring mai-edit ng iba at kung alin ang mai-lock out. Isipin ito bilang bouncer na pinapasok ang mga VIP ngunit kung hindi man ay hinarang ang pinto para sa karaniwang tao.

1. Pumunta sa Pagsusuri > Paghigpitan ang Pag-edit .

2. Sa ilalim ng Mga paghihigpit sa pag-edit , suriin Payagan lamang ang ganitong uri ng pag-edit sa dokumento , at tiyakin na sinabi ng listahan Walang pagbabago (Basahin lang) .

Walang mga pagbabago (Basahin lamang) ang uri ng default na paghihigpit. Para sa ibang antas ng paghihigpit para sa dokumento, i-click ang menu at pumili mula sa Mga sinusubaybayan na pagbabago, Komento, o Pagpuno ng mga form.

3. Upang mapalaya ang ilang mga seksyon mula sa pag-edit ng blockade, piliin ang mga seksyon para sa pag-edit nang walang mga paghihigpit. Upang pumili ng higit sa isang lugar, mag-click CTRL habang pinipili ang lugar gamit ang mouse.

4. Maaari mong suriin Lahat po sa ilalim ng Mga Exception (opsyonal) sa panel ng Paghigpitan ang Pag-edit. O kaya, mag-click Mas maraming mga gumagamit … At payagan lamang ang mga tukoy na gumagamit na baguhin ang mga seksyon. Ang mga pinapayagan na lugar ay mamarkahan ng mga square bracket.

5. Mag-click Oo, Simulan ang Pagpapatupad ng Proteksyon .

Ngayon, mag-type ng isang natatanging password sa kahon na magbubukas. Kailangan mo itong i-type muli upang kumpirmahin ito.

Ang password ay opsyonal. Ngunit tinitiyak nito na walang maaaring mag-click lamang Itigil ang Proteksyon at i-edit ang dokumento. Kung paranoid ka pa rin, magpatuloy at i-encrypt ang iyong dokumento sa Microsoft Word tulad ng ginawa namin sa pangalawang proseso sa itaas.

4. I-print ang Iyong Ulat sa PDF

Ang Portable Document Format ay mayroong maraming mga kalamangan. Hindi bababa sa pagiging tugma ng cross-platform sa lahat ng mga computer. Handa na ang iyong dokumento at ngayon kailangan mo itong ibahagi o ipadala sa kabuuan upang mai-print. Maraming mga propesyonal na ulat - halimbawa, isang ligal na dokumento - kailangang panatilihin ang format tulad ng nilalayon.

I-save o i-convert ang isang kopya sa PDF. Ang Microsoft Word 2016 ay hindi nangangailangan ng anumang mga add-in ng third-party.

Pumunta sa File > I-export > Lumikha ng PDF / XPS .

Tandaan, ang iyong dokumento sa Word ay maaaring maglaman ng sensitibong impormasyon na hindi mo nais na isama sa PDF. Alisin ito bago mo mai-publish sa PDF. Nasa I-publish bilang PDF o XPS window, pumili Mga pagpipilian . Pagkatapos piliin Dokumento at malinaw Dokumento ng mga ari-arian . Magtakda ng anumang iba pang mga pagpipilian na gusto mo at pipiliin OK lang .

Mag-browse sa kung saan mo nais i-save ang file at mag-click sa Ilathala .

Ang Susunod na Hakbang ...

Malapit ka na sa linya ng pagtatapos. Ang ulat ay handa nang ibigay sa iyong mga mambabasa. Ngunit may isang huling natitirang trabaho.

I-on ang mga pahina at tiyaking (muli) na ang iyong ulat ay magiliw sa mambabasa. Lalapit ito sa mata ng mambabasa. Naayos mo na ba ang iyong saloobin at nakasulat nang mapanghimok? Maayos ba ang daloy ng impormasyon sa mga tsart at ilustrasyon? Maaari ba nilang libutin at hanapin ang impormasyon nang mabilis? Nababasa ba ang teksto? Gamitin ang marka ng kakayahang mabasa upang masukat ang antas ng pagiging madaling mabasa ng iyong mga dokumento bilang isang panghuling hakbang.

Maaari mo ring napansin na hindi namin sakop ang ilang mga aspeto ng Microsoft Word. Halimbawa, Mga Talahanayan ng Microsoft Word ay isang mahalagang tool para sa pagpapakita ng data. O ang kapangyarihan ng mga listahan sa pamamahala ng impormasyon.

Ang Microsoft Word ay higit sa isang kapat ng isang siglo, at naka-pack na may maliit na mga tampok. Sa MakeUseOf, sakop namin ang bawat sulok ng hayop na ito. Kaya, gamitin ang aming mga mapagkukunan upang malaman ang higit pa tungkol sa software na ito nang libre. Bawat isa bagong tampok ng Microsoft Word ang natutunan ay magpapadali sa iyong buhay.

Gawing Shine Ang Iyong Ulat

Tulad ng sinabi ng may-akda na si Nathaniel Hawthorne,

Madaling basahin ay sumpain mahirap pagsusulat

Hindi ba totoo ito para sa pagsulat din ng propesyonal na ulat? Pagkatapos ng lahat, kung binigyan ng pagpipilian, maaaring walang sinuman ang nais na basahin ito. Ang pagsulat ng isang ulat sa negosyo at paggamit nito upang makipag-usap ay dalawang magkakaibang bagay. Ang Microsoft Word ay isang tool lamang - trabaho mo upang makisali.

Para sa ilang mga kahalili, suriin ang pinakamahusay na mga online word processor . At para sa karagdagang tulong sa propesyonal na pagsulat, tingnan kung paano humingi ng paumanhin sa isang email at sabihin ito .

Ano ang mga pinakamahusay na kasanayan sa pagsulat ng mga ulat ng propesyonal na negosyo? Sabihin sa amin sa mga komento.

Magbahagi Magbahagi Mag-tweet Email Ito ba ay Worth Upgrading sa Windows 11?

Ang Windows ay muling idisenyo. Ngunit sapat na ba iyon upang kumbinsihin kang lumipat mula sa Windows 10 patungong Windows 11?

Basahin Susunod Mga Kaugnay na Paksa

Pagiging produktibo
Microsoft Word
Longform
Patnubay sa Longform

Tungkol sa May-akda Saikat Basu(1542 Mga Artikulo Nai-publish)

Si Saikat Basu ay ang Deputy Editor para sa Internet, Windows, at Productivity. Matapos alisin ang dumi ng isang MBA at isang sampung taong karera sa marketing, masigasig siya ngayon sa pagtulong sa iba na mapabuti ang kanilang mga kasanayan sa pagkukuwento. Inaasahan niya ang nawawalang kuwit sa Oxford at kinamumuhian ang hindi magandang screenshot. Ngunit ang mga ideya sa Photography, Photoshop, at Productivity ay nagpapakalma sa kanyang kaluluwa.

Higit Pa Mula Sa Saikat Basu

Mag-subscribe sa aming newsletter

Sumali sa aming newsletter para sa mga tip sa tech, pagsusuri, libreng ebook, at eksklusibong deal!

Mag-click dito upang mag-subscribe