Paano Mag-automate ng Mga Umuulit na Gawain sa Google Sheets Sa Macros

Paano Mag-automate ng Mga Umuulit na Gawain sa Google Sheets Sa Macros

Itala ang isang gawain, i-save ang gawaing iyon, at patakbuhin ang gawain kahit kailan mo gusto.





Sa wakas ay magagamit ang mga Macro sa mga gumagamit ng Google Sheets. Pinapayagan ka ng mga Macro na i-automate mo ang mga paulit-ulit na gawain sa mga dokumento at spreadsheet nang hindi kinakailangang matutong magsulat ng code.



Sila ay naging isang pangunahing tool sa pagiging produktibo sa Microsoft Office sa loob ng mahabang panahon. Matagal nang nagagawa ng mga gumagamit ng Excel gumamit ng macros upang makatipid ng oras at ngayon maaari kang magdala ng parehong mga benepisyo sa pagse-save ng oras sa Google Sheets.





Habang matagal nang pinapayagan ng Google Sheets ang mga gumagamit na magsulat ng kanilang sariling mga pag-andar ng Apps Script, buksan ng macros ang ganitong uri ng pag-andar sa lahat ng mga gumagamit ng Google Sheets --- walang kinakailangang karanasan sa pag-coding.

Partikular na kapaki-pakinabang ang mga macro kung nahanap mo ang iyong sarili na nakikipag-usap sa maraming sheet nang paulit-ulit na may katulad na data o impormasyon. Halimbawa, ang anumang uri ng buwanang mga tracker na may detalyadong pag-andar upang mag-ipon ng data ay makikinabang mula sa mga macros.



Paano Lumikha ng isang Bagong Macro sa Google Sheets

Ang mga macros ng Google Sheets ay lubos na madaling likhain.

  1. Mag-click Mga tool> Macros> Itala ang Macro .
  2. Patakbuhin ang mga hakbang na nais mong i-automate.
  3. Pumili ka Ganap na Sanggunian kung nais mo ang makro upang gumana sa eksaktong parehong cell na iyong naitala. Pumili ka Kamag-anak na Sanggunian kung nais mong gumana ang macro sa cell na iyong pinili at mga kalapit na cell.
  4. Mag-click Magtipid .
  5. Ipasok ang pangalan ng macro at isang opsyonal na keyboard shortcut key.

Malinaw na ngayon, ang hakbang dalawa sa listahan sa itaas ay maaaring magsangkot ng maraming higit pang mga hakbang, ngunit higit pa doon.



Paano Mag-edit ng isang Macro sa Google Sheets

Kung nais mong i-edit ang iyong Macro, gawin ang sumusunod:

  1. Pumunta sa Mga tool> Macros> Pamahalaan ang Macros .
  2. Sa listahan ng Macros na bubukas, i-click ang menu button (tatlong tuldok) sa tabi ng macro na nais mong i-edit.
  3. Mag-click I-edit ang Script .

Upang mai-edit ang macro, kakailanganin mong i-edit ang code, kaya kung ito ay isang bagay na hindi ka komportable, maaaring mas madaling i-record ulit ang macro.



Paano Patakbuhin ang isang Macro sa Google Sheets

Upang patakbuhin ang macro, buksan ang sheet na nais mong gamitin ito, at i-click Mga tool> Macros at piliin ang macro mula sa listahan. O kung nagtalaga ka ng isang shortcut sa keyboard sa iyong macro, maaari mo itong magamit sa halip.

Sa ibaba, mahahanap mo ang ilang simpleng mga halimbawa ng iba't ibang mga paraan na maaari mong gamitin ang mga macros sa Google Sheets.

Halimbawa 1: I-format ang Iyong Spreadsheet Gamit ang isang Macro

Ang anumang uri ng paulit-ulit na pag-format na kailangan mong ilapat sa maraming mga sheet ng Google ay madaling gawin sa mga macros.

kung paano gamitin ang mga filter sa zoom

Pangunahing Pag-format

Kung mayroon kang maraming mga sheet na may katulad na impormasyon, maaari kang mag-record ng macros para sa anuman o lahat ng mga sumusunod: naka-format na naka-bold / italic / underline, laki ng font, pagkakahanay ng teksto, pambalot ng teksto, kulay ng pagpuno sa background, at marami pa.

Conditional Formatting

Sa Google Sheets, maaari ka ring makakuha ng magandang meta, sa pamamagitan ng pagdaragdag ng isang sobrang layer ng pag-aautomat sa tuktok ng pangunahing pag-automate gamit ang Conditional Formatting.

Maaari mong gamitin ang Conditional Formatting upang mai-format ang mga cell gamit ang parehong mga pamamaraan na nakalista sa itaas. Ang pagkakaiba ay maaari kang lumikha ng isang panuntunan na nag-format ng teksto batay sa mga tukoy na pamantayan:

  • Kung naglalaman ang cell o hindi naglalaman ng isang tukoy na keyword.
  • Kung ang cell ay naglalaman ng isang numero na katumbas ng, mas malaki sa, o mas mababa sa isang tiyak na numero
  • Kung ang cell ay naglalaman ng isang tukoy na petsa / isang petsa pagkatapos / isang petsa bago ang iyong detalye.

Kaya't sabihin nating gumagamit ka ng Google Sheets bilang isang paraan upang subaybayan ang iyong mga gawain, at nagtalaga ng mga takdang petsa sa iyong mga gawain. Maaari mong gamitin ang may kondisyon na pag-format upang i-highlight ang anumang bagay na dapat bayaran ngayon:

  1. Pagkatapos ng pag-click sa Record, piliin ang mga cell na gusto mong ilapat ang kondisyong pag-format.
  2. Pumunta sa Format> Conditional Formatting .
  3. Sa bubukas na sidebar, mag-click Magdagdag ng bagong panuntunan .
  4. Sa ilalim ni Mga Format ng Cell kung pumili ka Ang petsa ay .
  5. Sa pangalawang dropdown na menu na magbubukas, piliin ang Ngayon para sa mga gawaing dapat bayaran ngayon.

Kung nais mong i-highlight ang anumang bagay na hindi na dapat bayaran, ulitin ang mga hakbang 1 hanggang 3 at pagkatapos ay gawin ang sumusunod:

  1. Sa ilalim ni Mga Format ng Cell kung pipiliin Ang petsa ay bago .
  2. Sa pangalawang dropdown na menu na magbubukas, piliin ang Ngayon .

Halimbawa 2: Lumikha ng Mga Ulat at Tsart

Mayroong maraming mga paraan upang makabuo ng mga ulat sa Google Sheets kabilang ang mga talahanayan ng Pivot, mga graph, at mga tsart.

Mga Table ng Pivot sa Google Sheets

Ang mga Table ng Pivot ay lubhang kapaki-pakinabang kung naghahanap ka upang makalkula ang kabuuan ng iba't ibang mga item sa iyong spreadsheet. Maaari mong gamitin ang isang Pivot Table upang maunawaan ang malaking halaga ng data at ibuod ito sa isang maikling ulat na natutunaw. Dahil nakabatay ito sa data ng spreadsheet, maaari mong gamitin ang kondisyong pag-format, mga tsart, at mga graphic upang mailarawan din ang data.

Halimbawa, kung gumagamit ka ng isang Google Sheet para sa iyong mga gawi sa paggastos, maaari kang gumamit ng isang tsart ng pivot upang makalkula ang kabuuan. Ito ay isang mahusay na paraan upang makakuha ng hawakan sa kung magkano ang iyong ginagastos sa Starbucks.

  1. Pagkatapos ng pag-click Itala , pumunta sa Data> Talahanayan ng Pivot .
  2. Ang Pivot Table Editor bubukas sa isang panel sa gilid kung saan maaari mong idagdag ang mga item na nais mong lumitaw sa iyong talahanayan.
  3. Sa ilalim ni Mga hilera mag-click Idagdag pa , at piliin ang haligi na naglalaman ng impormasyong nais mong kolektahin: kategorya ng gastos o lokasyon halimbawa.
  4. Sa ilalim ni Mga Halaga , i-click Idagdag pa at piliin ang haligi na naglalaman ng mga halagang iyong ginagastos bawat kategorya.

Ito ay isang napaka-simpleng halimbawa kung paano magagamit ang isang table ng pivot. Mayroong higit na mas detalyadong mga gamit, kung saan gagawing madali ng macros ang buhay para sa iyo sa Google Sheets.

Mga Graph at Chart ng Pie sa Google Sheets

Sa halip na mag-scroll sa bawat hilera ng data, maaari mo ring buod ang lahat ng impormasyong iyon nang biswal.

Muli, kung mayroon kang maraming mga sheet na may katulad na data, maaari kang lumikha ng parehong tsart sa maraming iba't ibang mga sheet.

Halimbawa, kung sinusubaybayan mo ang iyong buwanang mga benta, maaari kang lumikha ng isang pie chart na sumisira sa mga benta ayon sa produkto.

  • Piliin ang (mga) haligi / (hilera) na naglalaman ng data na nais mong mailarawan.
  • Pagkatapos ng pag-click sa pindutan ng Record, pumunta sa Ipasok> Tsart .
  • Sa panel na bubukas, piliin ang uri ng tsart (Tsart ng linya, tsart ng bar, tsart ng pie atbp.)

Patakbuhin ang macro na iyon sa iba pang mga sheet na may katulad na data para sa mabilis na pagpapakita. Magbibigay din ang Google Sheets ng mga mungkahi para sa pinakaangkop na tsart batay sa data.

Halimbawa 3: Patakbuhin ang Mga Pag-andar na Komplikado Sa Macros

Marahil ito ay isa sa mga pinaka kapaki-pakinabang at makapangyarihang paraan na maaari mong gamitin ang macros sa Google Sheets --- ngunit habang ang mga kumplikadong pag-andar ay maaaring maging kumplikado, ginawang simple ang mga ito sa macros.

Maraming mga mayroon nang mga pagpapaandar tulad ng formula ng COUNTIF o ang Mga Pag-andar ng Lookup . Maaari mo ring gawin ito nang isang hakbang nang higit pa at lumikha ng iyong sariling mga pagpapaandar ng Google Sheets .

Sa sandaling natagpuan mo ang iyong pag-andar, itala lamang ang iyong macro na tumatakbo sa mga hakbang.

Halimbawa 4: Gawing mas Madaling Makita ang Iyong Data

Kung mayroon kang isang malaking halaga ng data na nai-save sa isang Google spreadsheet, makakatulong ito upang i-freeze ang unang hilera at unang haligi.

Sa ganoong paraan kapag tumitingin ka sa isang spreadsheet na puno ng mga numero o impormasyon, ang pagpapanatiling nakikita ang unang hilera o haligi kung nais mo ng konteksto para sa kung ano ang iyong hinahanap.

  1. Pagkatapos ng pag-click sa pindutan ng Record, pumunta sa Tingnan> I-freeze> Isang Hilera at Tingnan> I-freeze> Isang Haligi .
  2. Mag-click Magtipid .
  3. Magpasok ng isang pangalan para sa macro at mag-click Magtipid muli

Magsimula ng isang Macro at Itigil ang Paulit-ulit na Trabaho

Dahil sa katangiang nagtutulungan ng Google Sheets, maaari kang magpatakbo ng macros habang ang ibang tao ay patuloy na naglalagay ng kanilang impormasyon, at hindi na kailangang mag-download ng mga sheet at buksan ito sa isa pang programa upang magpatakbo ng isang macro.

Kung ang pakikipagtulungan at cloud storage ay hindi isang priyoridad para sa iyo, maaari kang palaging magpasyang sumali Ang Microsoft Excel ay magtatala ng macros .s

Magbahagi Magbahagi Mag-tweet Email 5 Mga Tip upang Supercharge ang Iyong Mga VirtualBox Linux Machine

Pagod na sa hindi magandang pagganap na inaalok ng mga virtual machine? Narito kung ano ang dapat mong gawin upang mapalakas ang pagganap ng VirtualBox.

Basahin Susunod Mga Kaugnay na Paksa
  • Internet
  • Pagiging produktibo
  • Google Drive
  • Google Sheets
  • Mga Trick ng Kakayahang Gumawa
  • Macros
Tungkol sa May-akda Nancy Messieh(888 Mga Artikulo Na-publish)

Si Nancy ay isang manunulat at editor na naninirahan sa Washington DC. Dati siya ay editor ng Gitnang Silangan sa The Next Web at kasalukuyang nagtatrabaho sa isang think tank na nakabatay sa DC sa mga komunikasyon at pag-abot sa social media.

Higit pa Mula kay Nancy Messieh

Mag-subscribe sa aming newsletter

Sumali sa aming newsletter para sa mga tip sa tech, pagsusuri, libreng ebook, at eksklusibong deal!

Mag-click dito upang mag-subscribe