4 Mga Pag-andar ng Excel Lookup upang Mahusay na Paghahanap ng Mga Spreadsheet

4 Mga Pag-andar ng Excel Lookup upang Mahusay na Paghahanap ng Mga Spreadsheet

Karamihan sa mga oras, naghahanap ng a Microsoft Excel ang spreadsheet ay medyo madali. Kung hindi mo lamang mai-scan ang mga hilera at haligi para dito, maaari mong gamitin ang Ctrl + F upang hanapin ito. Kung nagtatrabaho ka sa isang talagang malaking spreadsheet, makakatipid ito ng maraming oras upang magamit ang isa sa apat na pagpapaandar na ito sa pagtingin.





Kapag alam mo kung paano maghanap sa Excel gamit ang paghahanap, hindi mahalaga kung gaano kalaki ang nakuha ng iyong mga spreadsheet, palagi kang makakahanap ng isang bagay sa Excel!



1. Ang Pag-andar ng VLOOKUP

Pinapayagan ka ng pagpapaandar na ito na tukuyin ang isang haligi at isang halaga, at ibabalik ang isang halaga mula sa kaukulang hilera ng isang iba't ibang haligi (kung wala itong katuturan, magiging malinaw sa isang saglit). Dalawang halimbawa kung saan mo ito maaaring gawin ay ang pagtingin sa apelyido ng isang empleyado sa pamamagitan ng kanilang numero ng empleyado o paghahanap ng isang numero ng telepono sa pamamagitan ng pagtukoy ng apelyido.





Narito ang syntax ng pagpapaandar:

=VLOOKUP([lookup_value], [table_array], [col_index_num], [range_lookup])
  • [lookup_value] ay ang piraso ng impormasyon na mayroon ka na. Halimbawa, kung kailangan mong malaman kung anong estado ang isang lungsod, ito ang magiging pangalan ng lungsod.
  • [table_array] hinahayaan kang tukuyin ang mga cell kung saan hahanapin ng pagpapaandar ang pagtingin at mga pagbalik na halaga. Kapag pinipili ang iyong saklaw, tiyaking ang unang haligi na kasama sa iyong array ay ang isasama ang iyong halaga ng pagtingin!
  • [col_index_num] ay ang bilang ng haligi na naglalaman ng halaga ng pagbabalik.
  • [range_lookup] ay isang opsyonal na argument, at tumatagal ng 1 o 0. Kung nagpasok ka ng 1 o tinanggal ang argumento na ito, hahanapin ng pagpapaandar ang halagang ipinasok mo o ang susunod na pinakamababang numero. Kaya sa imahe sa ibaba, ang isang VLOOKUP na naghahanap para sa isang iskor na SAT na 652 ay babalik sa 646, dahil ito ang pinakamalapit na numero sa listahan na mas mababa sa 652, at ang [range_lookup] ay default sa 1.

Tingnan natin kung paano mo ito magagamit. Naglalaman ang spreadsheet na ito ng mga numero ng ID, una at huling pangalan, marka ng lungsod, estado, at SAT. Sabihin nating nais mong hanapin ang iskor na SAT ng isang tao na may apelyido na 'Winters.' Ginagawang madali ng VLOOKUP. Narito ang formula na gagamitin mo:



=VLOOKUP('Winters', C2:F101, 4, 0)

Dahil ang mga marka ng SAT ay ang pang-apat na haligi mula sa huling haligi ng pangalan, 4 ang argument ng index ng haligi. Tandaan na kapag naghahanap ka para sa teksto, isang magandang ideya ang pagtatakda ng [range_lookup] sa 0. Kung wala ito, maaari kang makakuha ng masamang resulta.

Narito ang resulta:



Bumalik ito noong 651, ang iskor na SAT na pagmamay-ari ng mag-aaral na nagngangalang Kennedy Winters, na nasa hilera 92 (ipinakita sa inset sa itaas). Mas matagal pa ito upang mag-scroll sa paghahanap ng pangalan kaysa sa mabilis na nai-type ang syntax!

Mga tala sa VLOOKUP

Ang ilang mga bagay ay mabuting tandaan kapag gumagamit ka ng VLOOKUP. Tiyaking ang unang haligi sa iyong saklaw ay ang isa na kasama ang iyong halaga ng pagtingin. Kung wala ito sa unang haligi, ibabalik ng pagpapaandar ang mga maling resulta. Kung maayos ang pagkakagawa ng iyong mga haligi, hindi ito dapat maging isang problema.



Gayundin, tandaan na ang VLOOKUP ay magbabalik lamang ng isang halaga. Kung gagamitin mo ang 'Georgia' bilang halaga ng pagtingin, ibabalik nito ang marka ng unang mag-aaral mula sa Georgia, at walang pahiwatig na sa katunayan mayroong dalawang mag-aaral mula sa Georgia.

2. Ang Pag-andar ng HLOOKUP

Kung saan nakakahanap ang VLOOKUP ng mga katumbas na halaga sa ibang haligi, nahahanap ng HLOOKUP ang mga katumbas na halaga sa ibang hilera. Sapagkat kadalasang pinakamadali ang pag-scan sa pamamagitan ng mga heading ng haligi hanggang sa makita mo ang tama at gumamit ng isang filter upang hanapin kung ano ang iyong hinahanap, ang HLOOKUP ay pinakamahusay na ginagamit kapag mayroon kang talagang malaking mga spreadsheet o nagtatrabaho ka sa mga halagang inaayos ayon sa oras .

Narito ang syntax ng pagpapaandar:

=HLOOKUP([lookup_value], [table_array], [row_index_num], [range_lookup])
  • [lookup_value] ay ang halagang alam mo at nais mong makahanap ng isang katumbas na halaga.
  • [table_array] ay ang mga cell kung saan mo nais maghanap.
  • [row_index_num] tinutukoy ang hilera na magmumula ang halaga ng pagbabalik.
  • [range_lookup] ay pareho sa VLOOKUP, iwanan itong blangko upang makuha ang pinakamalapit na halaga kapag posible, o ipasok ang 0 upang maghanap lamang ng eksaktong mga tugma.

Naglalaman ang spreadsheet na ito ng isang hilera para sa bawat estado, kasama ang isang iskor na SAT sa mga taong 2000–2014. Maaari mong gamitin ang HLOOKUP upang hanapin ang average na iskor sa Minnesota noong 2013. Narito kung paano namin ito gagawin:

=HLOOKUP(2013, A1:P51, 24)

Tulad ng nakikita mo sa imahe sa ibaba, ang puntos ay naibalik:

Ang Minnesotans ay nag-average ng marka ng 1014 noong 2013. Tandaan na ang 2013 ay wala sa mga quote dahil ito ay isang numero, at hindi isang string. Gayundin, ang 24 ay nagmula sa Minnesota na nasa ika-24 na hilera.

Narito kung paano makalkula ang weighted average sa Excel .

Mga tala sa HLOOKUP

Tulad ng sa VLOOKUP, ang halaga ng paghahanap ay kailangang nasa unang hilera ng iyong talahanayan. Bihira itong isang isyu sa HLOOKUP, dahil karaniwang gumagamit ka ng pamagat ng haligi para sa isang halaga ng pagtingin. Nagbabalik lamang ang HLOOKUP ng isang solong halaga.

3-4. Ang INDEX at MATCH Function

Ang INDEX at MATCH ay dalawang magkakaibang pag-andar, ngunit kapag ginamit silang magkasama maaari nilang gawing mas mabilis ang paghahanap ng isang malaking spreadsheet. Ang parehong mga pag-andar ay may mga drawbacks, ngunit sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng mga ito magtatayo kami sa mga kalakasan ng pareho.

Gayunpaman, una, ang syntax ng parehong pag-andar:

=INDEX([array], [row_number], [column_number])
  • [array] ay ang array kung saan ka maghanap.
  • [row_number] at [haligi_number] maaaring magamit upang paliitin ang iyong paghahanap (titingnan natin ito sandali.)
=MATCH([lookup_value], [lookup_array], [match_type])
  • [lookup_value] ay isang termino para sa paghahanap na maaaring isang string o isang numero.
  • [lookup_array] ay ang array kung saan hahanapin ng Microsoft Excel ang term ng paghahanap.
  • [match_type] ay isang opsyonal na argument na maaaring maging 1, 0, o -1. Ibabalik ng 1 ang pinakamalaking halaga na mas maliit sa o katumbas ng iyong termino para sa paghahanap. Ibabalik lamang ng 0 ang iyong eksaktong term, at ibabalik ng -1 ang pinakamaliit na halagang higit sa o katumbas ng iyong termino para sa paghahanap.

Maaaring hindi malinaw kung paano namin gagamitin ang dalawang pag-andar na ito nang magkasama, kaya't ilalagay ko ito rito. Ang MATCH ay tumatagal ng isang termino para sa paghahanap at nagbabalik ng isang sanggunian sa cell. Sa imahe sa ibaba, makikita mo na sa isang paghahanap para sa halagang 646 sa haligi F, ibabalik ng MATCH ang 4.

Ang INDEX, sa kabilang banda, ay gumagawa ng kabaligtaran: kumukuha ito ng isang sanggunian sa cell at ibinalik ang halaga dito. Maaari mong makita dito na, kapag sinabi na ibalik ang ikaanim na cell ng haligi ng Lungsod, ibabalik ng INDEX ang 'Anchorage,' ang halaga mula sa hilera 6.

Ang gagawin namin ay pagsamahin ang dalawa upang ang MATCH ay magbalik ng isang sanggunian sa cell at ginagamit ng INDEX ang sanggunian na iyon upang tingnan ang halaga sa isang cell. Sabihin nating naalala mo na mayroong isang mag-aaral na ang apelyido ay Waters, at nais mong makita kung ano ang marka ng mag-aaral na ito. Narito ang formula na gagamitin namin:

pinakamahusay na libreng online na kurso sa agham ng computer
=INDEX(F:F, MATCH('Waters', C:C, 0))

Mapapansin mo na ang uri ng pagtutugma ay nakatakda sa 0 dito. Kapag naghahanap ka ng isang string, iyon ang gusto mong gamitin. Narito kung ano ang makukuha namin kapag pinatakbo namin ang pagpapaandar na iyon:

Tulad ng nakikita mo mula sa inset, nakapuntos si Owen Waters ng 1720, ang bilang na lilitaw kapag pinatakbo namin ang pagpapaandar. Maaaring hindi ito kapaki-pakinabang sa lahat kung maaari mo lamang tingnan ang ilang mga haligi, ngunit isipin kung gaano karaming oras ang iyong makatipid kung kailangan mong gawin ito ng 50 beses sa isang malaking spreadsheet ng database naglalaman iyon ng daang mga haligi!

Hayaang Magsimula ang Mga Paghahanap sa Excel

Ang Microsoft Excel ay mayroong maraming napakalakas na pag-andar para sa pagmamanipula ng data, at ang apat na nakalista sa itaas ay gasgas lamang ang ibabaw. Ang pag-aaral kung paano gamitin ang mga ito ay magpapadali sa iyong buhay.

Kung talagang nais mong master ang Microsoft Excel, maaari kang makinabang mula sa pagpapanatiling malapit sa kamay ang Essential Excel Cheat Sheet!

Credit sa Larawan: Cico / Shutterstock

Magbahagi Magbahagi Mag-tweet Email Canon vs. Nikon: Aling Camera Brand Ay Mas Mabuti?

Ang Canon at Nikon ay ang dalawang pinakamalaking pangalan sa industriya ng camera. Ngunit aling tatak ang nag-aalok ng mas mahusay na lineup ng mga camera at lente?

Basahin Susunod Mga Kaugnay na Paksa
  • Pagiging produktibo
  • Spreadsheet
  • Microsoft Excel
  • Mga Trick sa Paghahanap
Tungkol sa May-akda Ian Buckley(216 Mga Artikulo Nai-publish)

Si Ian Buckley ay isang freelance journalist, musikero, tagaganap at tagagawa ng video na naninirahan sa Berlin, Germany. Kapag hindi siya nagsusulat o nasa entablado, nakikipag-usap siya sa mga elektronikong DIY o code sa pag-asang maging isang baliw na siyentista.

Higit pa Mula kay Ian Buckley

Mag-subscribe sa aming newsletter

Sumali sa aming newsletter para sa mga tip sa tech, pagsusuri, libreng ebook, at eksklusibong deal!

Mag-click dito upang mag-subscribe