Paano i-archive ang mga email sa Outlook

Paano i-archive ang mga email sa Outlook

Ang pag-archive ng mga email ay isa sa mga pinakamahusay na paraan upang mapanatili ang iyong inbox na hindi tinukoy. Kung nais mong gawin ito sa Outlook, swerte ka. Parehong hinahayaan ka ng parehong Outlook para sa web at Outlook para sa desktop na i-archive ang iyong mga email nang madali.





Sa gabay na ito, sasakupin namin ang lahat ng mga pinakamahusay na paraan upang mai-archive ang iyong mga email sa Microsoft Outlook sa iyong computer.





Ano ang isang Archive sa Outlook?

Sa konteksto ng Outlook at mga email, ang isang archive ay karaniwang lahat ng mga email na iyong pinili upang panatilihing hiwalay mula sa iyong pangunahing inbox.





Sa Outlook para sa web, ang pag-archive ng isang email ay nangangahulugang paglipat ng mga email mula sa pangunahing folder ng inbox papunta sa folder ng Archive.

Sa Outlook para sa desktop, ang pag-archive ng isang email ay nangangahulugang paglipat ng iyong mga email mula sa pangunahing file ng Outlook PST sa isang bagong PST file. Maaari mong ilipat ang PST file na ito, at i-access ang lahat ng iyong mga naka-archive na email sa loob nito, anumang oras na gusto mo.



pinakamahuhusay na apps para sa Samsung kalawakan panonood

Kung nagsisimula ka lang sa Outlook, ihambing ang Outlook para sa web kumpara sa desktop at makita kung alin ang akma sa iyong mga pangangailangan.

Maaari Mo Bang Gumamit ng Outlook Archive para sa Lahat ng Iyong Mga Email Account?

Mayroong dalawang mga kaso kung saan hindi mo magagamit ang tampok na Archive sa Outlook.





Una, kung mayroon kang isang email ng Exchange Server account at gumagamit ang iyong samahan ng Microsoft Exchange Server Online Archive, kung gayon hindi mo magagamit ang tampok na archive ng Outlook.

Pangalawa, kung hindi pinagana ng iyong administrator ng network ang tampok na archive, hindi mo rin mai-archive ang iyong mga email.





Sa parehong mga kasong ito, makipag-usap sa administrator ng network ng iyong samahan upang makakuha ng tulong.

Paano i-archive ang mga email sa Outlook para sa Web

Ang pag-archive ng mga email sa Outlook para sa web ay mas madali kaysa sa paggawa nito sa desktop app. I-click lamang ang ilang mga pagpipilian at nai-archive ang iyong mga napiling email.

Narito kung paano mo ito ginagawa:

  1. Tumungo sa Outlook.com at mag-log in sa iyong email account.
  2. I-click ang folder sa kaliwa kung saan matatagpuan ang iyong mga email.
  3. Piliin ang mga email na nais mong i-archive mula sa kanang pane.
  4. I-click ang pagpipilian na nagsasabi Archive sa tuktok na menu bar.
  5. Kung nagkamaling naka-archive ng isang email, mag-click Pawalang-bisa sa ilalim upang baligtarin ang iyong aksyon.

Maaari mong makita ang lahat ng iyong mga naka-archive na email sa pamamagitan ng pag-click Archive sa kaliwa.

Kung nais mong ilipat ang isang naka-archive na email pabalik sa pangunahing folder, hanapin ang email na iyon sa Archive folder, i-click ang email, i-click Lumipat sa sa tuktok, at piliin kung saan mo nais ilipat ang email.

Kaugnay: Paano i-archive ang Lahat ng Lumang Mga Email sa Gmail at Abutin ang Inbox Zero

Paano Mag-archive ng Mga Email sa Outlook Awtomatikong

Sa Outlook para sa desktop, maaari mong i-archive ang mga email nang awtomatiko o manu-mano. Sa seksyong ito, sasakupin namin kung paano gamitin ang tampok na awtomatikong archive sa Outlook para sa desktop.

Ang AutoArchive ay ang pangalan ng tampok na tumutulong sa awtomatikong i-archive ang iyong mga email sa Outlook app. Ipinapadala ng tampok na ito ang iyong mga email mula sa iyong pangunahing mga folder sa archive pagkatapos ng isang paunang natukoy na dami ng oras na ang lumipas.

Maaari mong i-configure ang iba't ibang mga pagpipilian sa tampok na ito, at ang mga sumusunod na hakbang ay naglalarawan kung paano mo ito ginagawa:

bakit hindi nag-a-update ang aking email
  1. Buksan Outlook sa iyong kompyuter.
  2. Mag-click File sa tuktok, at pagkatapos ay piliin Mga pagpipilian mula sa kaliwang sidebar.
  3. I-click ang Advanced pagpipilian sa kaliwa.
  4. Hanapin AutoArchive sa kanang pane at i-click ang Mga Setting ng AutoArchive pindutan
  5. Lagyan ng tsek Patakbuhin ang AutoArchive bawat pagpipilian sa tuktok at tukuyin kung kailan dapat tumakbo ang tampok sa iyong Outlook.
  6. Nasa Mga setting ng default na folder para sa pag-archive seksyon, piliin kung kailan dapat i-archive ang isang item. Talaga, tinutukoy mo ang edad ng iyong nilalaman sa Outlook.
  7. Mag-click Mag-browse at piliin ang patutunguhang folder para sa iyong archive file. Kailangan mo lang gawin ito kung hindi mo gusto ang default na direktoryo ng Outlook PST.
  8. Sa wakas, hit OK lang sa ilalim upang mai-save ang iyong mga pagbabago.

Kung nais mong ihinto ang Outlook mula sa pag-archive ng iyong mga email nang awtomatiko, maaari mong hindi paganahin ang tampok na AutoArchive.

Na gawin ito:

  1. Buksan Outlook sa iyong kompyuter.
  2. Mag-click File sa itaas at piliin Mga pagpipilian sa kaliwa.
  3. I-click ang Advanced pagpipilian sa kaliwa.
  4. Mag-click Mga Setting ng AutoArchive sa kanang pane.
  5. Untick ang Patakbuhin ang AutoArchive bawat pagpipilian sa itaas.
  6. Mag-click OK lang sa ilalim.

Paano Mag-archive ng Mga Email sa Manu-manong Outlook

Upang makakuha ng higit na kontrol sa mga archive ng email, maaari mo talagang manu-manong i-archive ang mga email sa Outlook. Hinahayaan ka nitong ipadala ang iyong pangunahing mga email sa archive bilang at kailan mo kailangan.

Upang magamit ang pamamaraang ito:

  1. Buksan Outlook sa iyong kompyuter.
  2. Mag-click File sa kaliwang sulok sa itaas.
  3. Piliin ang Impormasyon tab sa kaliwa.
  4. I-click ang icon ng pababang arrow para sa Mga kasangkapan at piliin Linisin ang Lumang Mga Item .
  5. Lumilitaw ang isang kahon ng dialogo na hinayaan kang i-configure ang iyong manu-manong email archive.
  6. Sa tuktok, mayroon kang dalawang mga pagpipilian na hinayaan kang magpasya kung ano ang isasama sa iyong archive. Piliin ang isa na nais mong gamitin.
  7. Piliin ang mga folder na nais mong idagdag sa iyong archive.
  8. Piliin ang edad ng iyong mga item gamit ang pagpipilian sa kalendaryo.
  9. Mag-click Mag-browse at piliin ang folder kung saan mo nais i-save ang iyong Outlook archive file.
  10. Hit OK lang sa ilalim upang simulang lumikha ng isang email archive sa Outlook.

Kapag nilikha ang archive, maaari mong ilipat ang nagresultang file ng PST kahit saan mo gusto.

Paano Makikita ang Mga Na-archive na Email sa Outlook

Ang pag-access sa iyong mga naka-archive na email sa Outlook para sa desktop ay kasing dali ng paggawa nito sa Outlook para sa web. Kailangan mo lamang i-load ang iyong archive file sa Outlook, at makikita mo ang lahat ng iyong mga naka-archive na email.

Narito kung paano mag-import ng isang PST email archive file sa Outlook sa iyong computer:

  1. Ilunsad Outlook .
  2. I-click ang File menu sa itaas.
  3. Pumili Buksan at I-export sa kaliwang sidebar.
  4. Sa kanang pane, mag-click Buksan ang File ng Data ng Outlook habang nag-i-import ka ng isang file ng data ng PST sa programa.
  5. Mag-navigate sa folder kung saan nakaupo ang iyong archive file, i-click ang file, at pindutin Buksan sa ilalim.
  6. Dapat na mag-load ang iyong file sa programa, at pagkatapos ay maaari mong matingnan ang lahat ng iyong mga naka-archive na email.

Kaya mo pagsamahin ang iyong mga file ng Outlook PST kung mayroon kang maraming mga file.

Pag-declutter ng Outlook sa pamamagitan ng pag-archive ng mga Email

Kung sa tingin mo ay nabibigatan ka lamang ng pagtingin sa bilang ng mga email sa iyong inbox, oras na upang mapupuksa ang ilan sa mga email sa pamamagitan ng pag-archive ng mga ito. Gamitin ang mga pamamaraan sa itaas upang ilipat ang isang hindi gaanong mahalagang mga email sa isang archive, upang maaari kang gumana sa mga nangangailangan ng agarang pansin.

Ang bagay sa mga email ay ang pamamahala sa kanila ay hindi madali, kahit na para sa mga kalamangan. Mayroong ilang mga tip at trick, gayunpaman, na maaari mong matutunan na gawing mas hindi gaanong kapani-paniwala ang pamamahala ng mga email.

Magbahagi Magbahagi Mag-tweet Email Paano Masakop ang Iyong Inbox: 60+ Mga Tip para sa Kakayahang Gumawa ng Email at Seguridad

Huwag mapuspos ng iyong inbox! Narito ang lahat ng kailangan mong malaman upang sakupin ang iyong email nang isang beses at para sa lahat.

Basahin Susunod
Mga Kaugnay na Paksa
  • Pagiging produktibo
  • Mga Tip sa Email
  • Microsoft Outlook
  • Mga Tip sa Microsoft Office
  • Mga Email App
Tungkol sa May-akda Mahesh Makvana(307 Mga Artikulo Nai-publish)

Si Mahesh ay isang tech na manunulat sa MakeUseOf. Nagsusulat siya ng mga gabay sa how-to tech sa loob ng halos 8 taon na ngayon at sumaklaw sa maraming mga paksa. Gustung-gusto niyang turuan ang mga tao kung paano nila masusulit ang kanilang mga aparato.

Higit pa Mula sa Mahesh Makvana

Mag-subscribe sa aming newsletter

Sumali sa aming newsletter para sa mga tip sa tech, pagsusuri, libreng ebook, at eksklusibong deal!

Mag-click dito upang mag-subscribe