Paano i-archive ang Lahat ng Lumang Mga Email sa Gmail at Abutin ang Inbox Zero

Paano i-archive ang Lahat ng Lumang Mga Email sa Gmail at Abutin ang Inbox Zero

Ang pagkuha ng masyadong maraming mga email ay maaaring punan ang iyong inbox ng maraming mga hindi kinakailangang item. Habang nasanay ka na, nagdaragdag pa rin ito ng kaunting timbang sa iyong isipan. Nabibigatan ka sa pagkakaroon ng maraming mga hindi nabuksan na mensahe, ngunit hindi mo nais na tanggalin ang alinman sa mga ito.





Sinong nakakaalam Ang isang hindi pa nababasang mensahe sa iyong inbox ay maaaring mai-save ang iyong balat sa hinaharap. Kaya ano ang dapat mong gawin upang linisin ang iyong Inbox nang hindi nawawala ang data? Sa pamamagitan ng pag-archive! Narito kung paano mo ito gagawin.





Ano ang isang Archive?

Ayon sa Diksyonaryo ng Cambridge , ang isang archive ay isang koleksyon ng mga tala ng kasaysayan na nauugnay sa isang lugar, samahan, o pamilya. Tinukoy din ito bilang isang file ng computer na ginamit upang mag-imbak ng elektronikong impormasyon o mga dokumento na hindi mo na ginagamit nang regular.





Katulad nito, sa Gmail, ang isang archive ay isang repository ng iyong mga mensahe na hindi mo regular na ginagamit. Ang paglalagay ng isang email sa iyong archive ay ang pagtatago nito sa isang lugar sa labas ng paningin at wala sa isip. Ngunit nandiyan pa rin kung kailangan mong balikan ito balang araw. Ito ay tulad ng iyong basement, kung saan nag-iimbak ng mga item na hindi mo kailangan ngunit maaaring gamitin sa hinaharap.

Kapag nag-archive ka ng isang hindi nabasang email sa Gmail, iniiwan nito ang iyong Inbox at naiimbak sa ilalim ng Lahat ng Mail. Mababawas din ito mula sa bilang ng iyong mga hindi nabasang mensahe.



Upang makita ang iyong mga naka-archive na email, pumunta sa Lahat ng Mail sa sidebar. Bilang kahalili, maaari kang sumulat sa: archive sa search bar ng Gmail upang ipakita ang mga naka-archive na mensahe lamang.

Ano ang Ginagawa ng Pag-archive (at Hindi Ginagawa)

Upang maunawaan ang mga pakinabang nito, kailangan mong malaman kung ano ang eksaktong nangyayari kapag na-archive mo ang mga lumang mensahe sa Gmail.





  • Ang mga naka-archive na email ay hindi awtomatikong tinanggal . Ang Archive ay tulad ng isang vault. Habang ang mga trash email ay awtomatikong natanggal pagkalipas ng 30 araw, ang mga naka-archive na email ay mananatili sa iyong Gmail hanggang sa manu-manong mong alisin ang mga ito.
  • Mahahanap ang mga naka-archive na email . Ang Gmail ay may isang malakas na search engine. Kapag naghanap ka para sa anumang bagay, bahagi ng iyon ang mga naka-archive na email. Kung nais mong ibukod ang mga ito at maghanap lamang sa iyong inbox, uri sa: inbox bago ang termino para sa paghahanap.
  • Ang mga naka-archive na email ay bilangin bilang espasyo sa imbakan . Ang mga tinanggal na email ay tinanggal mula sa iyong Gmail drive, kaya't bibigyan ka ng mas maraming puwang. Sa kabilang banda, ang mga naka-archive na email ay nakakonsumo pa rin ng imbakan dahil bahagi pa rin ito ng iyong Gmail.
  • Ang mga naka-archive na email ay hindi minarkahan bilang awtomatikong nabasa . Kung nag-archive ka ng isang email nang hindi mo ito binubuksan, mananatiling hindi pa nababasa ang email na iyon hanggang sa kumilos ka rito.
  • Maaaring ma-browse ang mga naka-archive na email . Walang tab na 'Archive' ang Gmail upang i-browse ang mga mensahe na ipinadala mo rito. Gayunpaman, maaari mong gamitin ang Lahat ng mail tab upang makita magkasama ang mga email mula sa parehong Inbox at Archive.
  • Gumagana ang mga naka-archive na email sa mga label . Maaari kang magdagdag ng isang label sa isang mensahe at pagkatapos ay i-archive ito. Mananatili pa rin ang label. Kapag na-click mo ang label upang makita ang lahat ng mga mensahe na naka-tag kasama nito, lilitaw din ang naka-archive na email.

Bakit Hindi Sapat ang 'Markahan bilang Nabasa'

Habang minamarkahan ang iyong hindi nabasang mensahe bilang nabasa ay maaaring mabawasan ang mga nakakainis na numero, hindi ito kasing ganda ng pag-archive. Ito ay dahil ang iyong inbox ay puno pa rin ng kalat.

Kapag nag-archive ka ng isang email na hindi mo kailangan, iniiwan nito ang iyong pangunahing screen ng email. Sa ganoong paraan, maaari kang tumuon sa higit pang mga kritikal na mensahe.





bakit ang lakas ng laptop ko

Kung sa palagay mo kakailanganin mo ang email na iyon sa hinaharap, maaari mo pa ring magamit ang malakas na pagpapaandar ng paghahanap ng Gmail upang hanapin ito. Pagkatapos ng lahat, hindi mo nais na mag-scroll sa daan-daang, kung hindi libu-libo, ng mga email na naghahanap para sa isang bagay.

Paano Mag-archive ng isang Email

Ina-access mo man ang iyong account sa iyong smartphone o iyong computer, ang pag-archive ay simple at madali.

Sa iyong kompyuter

Mayroong tatlong paraan upang magawa ito. Ang una ay upang lagdaan ang check box ng mensahe na nais mong i-archive. Ang isang hilera ng mga icon ay lilitaw sa tuktok na hilera ng iyong inbox — mag-click sa Archive icon, at ipapadala ng Gmail ang mensahe sa folder na 'Lahat ng Mail'.

Ang pangalawang pagpipilian ay upang buksan ang email sa tanong. Kapag na-load na, lilitaw ang parehong mga icon tulad ng nasa itaas. Piliin ang Archive na pindutan, at babalik ka sa iyong pangunahing inbox. A Naka-archive ang pag-uusap . lilitaw ang abiso sa ibabang kanan ng iyong screen, na kinukumpirma ang proseso.

Ang pangatlong pagpipilian ay alisin ang label na Inbox. Sa pamamagitan ng pag-click sa x sa label, ililipat ng Gmail ang email mula sa iyong Inbox patungo sa Lahat ng Mail. Inalis ang isang pag-uusap mula sa ' Inbox Ang notification ay dapat na lumitaw sa kanang ibabang bahagi ng iyong browser para sa kumpirmasyon.

Sa iyong Smartphone

Gallery ng Larawan (3 Mga Larawan) Palawakin Palawakin Palawakin Isara

Kung ikaw man ay isang gumagamit ng Android o iOS, ang pag-archive ay halos pareho. Buksan ang Gmail app, at pagkatapos i-slide ang mensahe nais mong i-archive kaliwa o kanan.

Bilang kahalili, buksan ang mensahe pagkatapos piliin ang Archive pindutan sa kanang itaas na menu. Ito ang pang-apat na icon mula sa kanan. Dapat mong makita ang mensahe na nawala mula sa iyong Inbox at a 1 naka-archive abiso sa ilalim kapag ginawa mo iyon.

Panghuli, maaari mong i-tap ang Mga label seksyon pagkatapos mismo ng linya ng paksa. A Lagyan ng bilang lilitaw ang window — alisan ng check ang Inbox label, pagkatapos ay pindutin OK lang . Ang email ay tinanggal mula sa iyong Inbox at a Binago ang label lilitaw ang abiso sa ibaba.

Pagpapanatiling Malinis ang Inbox mo

Kung hindi mo nais ang abala ng manu-manong pagpili ng mga email para sa archive, gamitin ang tampok na filter ng Gmail upang awtomatikong matapos ito. Lalo na kapaki-pakinabang ito para sa mga resibo na hindi mo kailangang makita ngunit dapat mong panatilihin.

Narito ang isang sunud-sunod na gabay sa paggawa nito:

kung paano mag-snap nang hindi nila nalalaman
  1. Buksan ang email na nais mong awtomatikong nai-archive.
  2. Sa tuktok na menu, piliin ang sub-menu ng three-button .
  3. Pumili ka Salain ang mga mensahe tulad nito .
  1. Isang filter na may lilitaw mula sa search bar — mag-click sa Lumikha ng filter .
  2. Maglagay ng tick sa Laktawan ang Inbox (I-archive ito) kahon ng tsek
  3. (Opsyonal) Kung nais mong awtomatikong buksan ang mga mensaheng ito, lagyan ng tsek ang Markahan bilang nabasa pagpipilian
  4. (Opsyonal) Upang i-archive ang mga mayroon nang mensahe, lagyan ng tsek ang Ilapat din ang filter sa # pagtutugma ng mga pag-uusap .
  5. Mag-click sa Lumikha ng filter .

Pagbabalik ng isang Na-archive na Email

Kung hindi mo sinasadyang nai-archive ang isang mensahe na kailangan mo sa iyong inbox, maaari mong i-undo ang pagkilos sa pamamagitan ng pagpindot sa Pawalang-bisa pindutan sa abiso.

Kung napalampas mo ito, pumunta sa Lahat ng mail, pagkatapos piliin ang email na nais mong ibalik. Sa itaas na menu, piliin ang Lumipat sa Inbox .

Kung ang mensahe na nais mong ibalik sa iyong inbox ay hindi kamakailan, hanapin ito sa search bar ng Gmail. Ulitin ang pamamaraan kapag binuksan mo ang email.

Paano i-archive ang Lahat sa Gmail

Kung nais mong magsimula mula sa isang malinis na slate at i-archive ang lahat ng mga mensahe sa Gmail, maaari mong gamitin ang pag-andar ng filter ng Gmail. Maaari mo ring gamitin ang iba pang mga utos upang mapino pa ang iyong filter.

  1. Sa search bar, i-input ang sumusunod: sa: inbox . Ibinabalik nito ang lahat ng mga email sa iyong inbox.
  2. Kung nais mong pinuhin ang filter, isulat bago: yyyy / mm / dd upang isama ang lahat ng mga email bago ang isang tukoy na petsa. Maaari mo ring gamitin pagkatapos: yyyy / mm / dd kung nais mong i-archive ang isang partikular na panahon lamang.
  3. Kapag ang paghahanap ay may mga resulta sa pagbabalik, mag-click sa tick box sa itaas na menu.
  4. Isang abiso na nagsasabi Napili ang lahat ng 100 pag-uusap sa pahinang ito. Piliin ang lahat ng mga pag-uusap na tumutugma sa paghahanap na ito lilitaw.
  5. Mag-click sa Piliin ang lahat ng mga pag-uusap na tumutugma sa paghahanap na ito
  6. Piliin ang Button ng archive
  7. SA Kumpirmahin ang maramihang pagkilos lilitaw ang window. Pumili ka OK lang .

Nakasalalay sa kung gaano karaming mga email ang mayroon ka, magtatagal ang Gmail sa filter na ito. Ngunit pagkalipas ng ilang sandali, lahat ng iyong mga email ay mawawala mula sa inbox at ligtas na maiimbak sa Archive. Ito ang pinakasimpleng hakbang upang makamit at mapanatili ang zero ng inbox.

Inbox Zero sa Perpetuity

Sa pamamagitan ng paggamit ng mga tip at trick na nakabalangkas dito, ang Inbox Zero ay madali na ngayong makakamtan. Gumamit ng malakas na search bar at filter ng Gmail upang awtomatikong magpadala ng mga email sa archive, pinapanatili ang iyong inbox na malinis mula sa kalat sa habang buhay.

Karagdagang mapahusay ang iyong karanasan sa email sa pamamagitan ng pag-aaral kung paano iskedyul ang mga email o sa pamamagitan ng pagdadala ng Karanasan ng Gmail app sa iyong Mac . Alamin ang mga lihim ng Gmail at maging kasing produktibo sa iyong mga email.

Magbahagi Magbahagi Mag-tweet Email Ang 6 na Pinakatanyag na Mga Tagabigay ng Email na Mas Mahusay kaysa sa Gmail at Yahoo Mail

Ang mga tanyag na email provider na ito ay nag-aalok ng lahat ng iba't ibang mga benepisyo na pinaghiwalay sila mula sa Gmail at Yahoo Mail.

Basahin Susunod
Mga Kaugnay na Paksa
  • Internet
  • Pagiging produktibo
  • Gmail
  • Mga Tip sa Email
  • Pamamahala ng Oras
  • Google Inbox
  • Inbox Zero
  • Mga Tip sa Pagiging Produktibo
Tungkol sa May-akda Jowi moral(77 Mga Artikulo Na-publish)

Si Jowi ay isang manunulat, isang career coach, at isang piloto. Bumuo siya ng isang pag-ibig para sa anumang PC mula pa nang bumili ang kanyang ama ng isang desktop computer noong siya ay 5 taong gulang. Mula noon, gumagamit na siya at nagpapakataas ng teknolohiya sa bawat aspeto ng kanyang buhay.

Higit pa Mula kay Jowi Morales

Mag-subscribe sa aming newsletter

Sumali sa aming newsletter para sa mga tip sa tech, pagsusuri, libreng ebook, at eksklusibong deal!

Mag-click dito upang mag-subscribe