10 Mga Tip para sa Pamamahala ng Mga Nakabahaging File sa Google Drive

10 Mga Tip para sa Pamamahala ng Mga Nakabahaging File sa Google Drive

Ang pagbabahagi ng mga dokumento sa Google Drive ay hindi na bago. At naging mas mahusay lamang ito habang hinahawakan ng remote na trabaho ang lahat ng sulok ng mundo. Magandang balita para sa amin bilang isang simpleng nakabahaging folder ng Google Drive na magbubukas ng napakaraming mga nagtutulungan na ideya sa magkakaibang mga domain.





Nakakakuha ka pa ba ng hang? Ang sampung tip na ito ay dapat makatulong sa iyo na pamahalaan ang mga nakabahaging file nang medyo mas mahusay mula ngayon.





Ang Mga Pangunahing Kaalaman sa Pagbabahagi ng Google Drive

Maaari kang magbahagi ng anumang file o folder. Ngunit kailangan mong bigyang-pansin ang mga taong ibinabahagi mo at ang antas ng mga pahintulot sa pagbabahagi na pinapayagan mo sa Google Drive.





Ang dalawang minutong video na kabuuan ang proseso.

Bilang may-ari, maaari mong bigyan ang iba ng kumpletong pagmamay-ari ng isang file, o ilang antas ng pagtingin at pag-edit ng access.



  • Maaaring mag-edit: Ang nakikipagtulungan na spreadsheet na iyong pinagtatrabahuhan sa iyong koponan.
  • Maaaring magkomento: Ang draft ng libro na iyong sinusulat. Ang iba ay maaaring tumingin at magdagdag ng mga komento sa file, ngunit hindi ito mai-edit. Walang mga puna ang mga folder.
  • Maaaring tingnan: Ang paanyaya sa pagtatapos ng party na katapusan ng linggo na ginawa mo lamang sa Pagtatanghal.

Narito ang isang tsart na inihambing ang pag-access para sa isang manonood, magkomento, editor, o may-ari:

Pinagmulan: Suporta ng Google





1. Paano Huwag paganahin ang Kopya, Mag-download, at Mag-print ng Mga Nakabahaging File?

Maaari mong payagan ang pag-download, pag-print, at pagkopya ng mga nakabahaging file. Ang tampok na advanced na pamamahala sa mga karapatan sa impormasyon ay aalisin ang mga pagpipiliang ito mula sa menu ng manonood. Ito ay isa pang layer ng kontrol sa iyong mga dokumento.

Buksan ang Google Drive. Piliin ang nakabahaging file at i-click ang Magbahagi icon sa kanang itaas.





Sa Ibahagi sa mga tao at pangkat dialog box, idagdag ang pangalan ng mga nagtutulungan. Itakda ang antas ng pahintulot ng iyong mga tagatulong mula sa dropdown sa tabi ng patlang ng pangalan. Ang mga pahintulot sa pagbabahagi ng Google Drive ay Editor , Manonood , Magkomento .

Ang pagpapadala ng isang abiso at isang personal na mensahe ay opsyonal. Ngayon, baka gusto mong huwag paganahin ang pag-download, pag-print, o ang kopya ng nakabahaging file. I-click ang icon na Gear upang ipakita ang dalawa pang mga pahintulot na maaari mong i-uncheck upang palakasin ang privacy ng iyong dokumento.

Bumalik sa nakaraang diyalogo gamit ang isang pag-click sa arrow at pagkatapos ay ipadala ang file sa iyong kasabwat.

Makikita ng mga manonood ang Hindi pinagana ang mga pagpipilian sa pag-export abiso sa tuktok ng mga menu ng File at I-edit. Gumawa ng isang kopya, Mag-print, at mag-download ng mga pagpipilian ay naka-grey din para sa mga tukoy na dokumento, spreadsheet, at presentasyon.

Tandaan na ang mga may mga pahintulot na 'i-edit' ay magagawa pa ring mag-download, mag-print, at kopyahin ang iyong file, kahit na nakabukas ang setting na ito.

2. Magbahagi ng isang Folder sa Mga Hindi Gumagamit ng Google

Ang iyong mga kaibigan at kasamahan ay hindi nangangailangan ng isang Google account upang matingnan ang isang folder o dokumento ng Google Drive. Maaari kang magpadala ng imbitasyon sa kanilang email address. O gumamit ng isang maibabahaging link.

Maaari lamang matingnan ng mga gumagamit at nakikipagtulungan na hindi Google account ang file na hindi alintana ang iyong itinakdang pahintulot.

Ang pagbabahagi sa pamamagitan ng isang pampublikong link ay isang peligro sa seguridad para sa mga sensitibong dokumento dahil ang sinumang may link ay maaaring ma-access ang file. Kaya gamitin ito sa isang pampublikong chat, email, o social media lamang kung ang dokumento ay maaaring matingnan ng sinuman.

3. Mag-download ng isang Nakabahaging Folder ng Google Drive

Hinahayaan ka ng Google Drive na mag-download ng buong nilalaman ng isang nakabahaging folder bilang isang ZIP archive. Kapaki-pakinabang ito para sa pag-save ng mga lokal na kopya ng mga nakabahaging dokumento. Ang istraktura ng folder na may anumang mga sub-folder ay napanatili sa archive.

mag-stream ng video mula sa telepono patungo sa xbox isa

Pumunta sa Ibinahagi sa akin Sa iyong Google Drive. Mag-right click sa folder at pumili Mag-download .

Maaari mo ring gamitin ang icon ng triple dots sa toolbar upang i-download ang folder.

Kung mag-download ka ng isang Google Doc, Sheet, o Slide, magde-download ito bilang isang dokumento sa Opisina. Ang lahat ng iba pang mga file ay mag-download sa kanilang katutubong format.

4. Paglipat ng Pagmamay-ari ng mga File sa Iba Pa

Maraming mga kadahilanan para sa paglilipat ng pagmamay-ari ng mga dokumento sa ibang tao. Siguro may ibang pumalit sa isang proyekto. Baka may nagpatanggal sayo. Sa isang mas mahusay na tala, magbabakasyon ka at nais mong ibigay ang responsibilidad para sa mga nakabahaging dokumento. Ang proseso upang digital na 'ibigay' ang mga dokumento at folder ng Google Drive ay madali.

Buksan ang Google Drive. Piliin ang nakabahaging folder o file sa Docs, Sheets, o Slides at i-click ang Magbahagi icon sa kanang itaas. Kapag ang may-ari ng presumptive ay walang access sa pag-access ... anyayahan sa pamamagitan ng pag-type ng email address sa patlang na 'Ibahagi sa mga tao at pangkat'. Tapos Magtipid .

hindi nakabukas ang aking telepono at buong singil ito

I-click ang drop-down na menu sa tabi ng pangalan ng taong nais mong pagmamay-ari ng file o folder. Pumili Gumawa ng May-ari .

Napalitan ang iyong tungkulin mula sa isang may-ari patungo sa isang editor pagkatapos mong ilipat ang pagmamay-ari. Binabalaan ka ng isang pop-up na mensahe na 'Aabisuhan ang bagong may-ari at maaaring alisin ka. Maaari mo ring mawala ang kakayahang baguhin ang mga setting ng pagbabahagi. '

Tandaan: Hindi mo maililipat ang pagmamay-ari ng isang naka-sync o na-upload na file (tulad ng isang PDF o isang file ng imahe).

5. Paano Humiling ng Pag-access sa Mga Nakabahaging File?

Kapag sinubukan mong mag-access ng isang file sa pamamagitan ng isang nakabahaging link, maaari kang makakita ng isang mensahe na nagsasabing 'Kailangan mo ng pag-access.'

Minsan, nagbabahagi ang isang may-ari ng isang link bago nila maitakda ang mga pahintulot. Gayundin, baka gusto mong buksan ang file gamit ang isang kahaliling Google ID. Madaling humiling ng pag-access sa isang solong pag-click.

Sa desktop:

  • Magbukas ng isang link sa file.
  • I-click ang Humiling ng pag-access.

Sa Mobile:

Gamit ang Drive for Android o iOS app, maaari kang humiling ng pag-access gamit ang isang solong tapikin kapag ang mensahe na 'Hindi ma-access ang dokumento' ay mag-pop up. Ang paghingi ng pahintulot ay magpapadala ng isang email sa may-ari mula sa loob ng app. Ang mga may-ari ng file ay agad na nakakuha ng isang abiso sa Android at iOS.

I-download: Google Drive para sa Android | ios (Libre)

6. Maghanap para sa isang Collaborator

Ang pagbabahagi ng isang dokumento sa 10 mga kasapi ay madali. Ang pagbabahagi nito sa 50 mga tawag para sa higit pang pagpaplano. Ang pamamahala ng mga nakabahaging file ay nangangahulugan din ng pagsubaybay sa aling nakikipagtulungan ang nagtatrabaho sa aling dokumento.

Pumunta sa Tingnan ang mga detalye (I-click ang icon na 'Ako' sa toolbar). I-browse ang Aktibidad tab upang mabilis na makita kung aling mga file ang iyong naibahagi, kamakailan.

Mag-click sa Ibinahagi sa Akin sa kaliwang sidebar ng Google Drive. Makakakuha ka ng isang listahan ng lahat ng mga dokumento na ibinabahagi mong pag-access.

Gumamit ng Paghahanap sa Google Drive at ang mga advanced na filter. Ang mga benepisyo sa pagiging produktibo ay hindi magiging sorpresa para sa mga pamilyar sa mga filter ng Gmail.

Gamitin ang box para sa paghahanap sa tuktok ng Google Drive. Naghahanap din ang paghahanap ng Google Drive sa katawan ng dokumento para sa mga salitang nais mong hanapin nito.

Maaari kang maghanap sa unang 100 mga pahina ng anumang mga dokumento sa teksto o mga PDF na batay sa teksto na iyong na-upload. Maaari ka ring maghanap para sa teksto na matatagpuan sa unang 10 mga pahina ng anumang mga imahe ng PDF. Sa halip na maghukay sa mga folder ay gamitin ang malakas na tampok na ito upang mabilis na makapunta sa isang file.

Habang nasa Google Drive pindutin ang forward slash key upang ilagay ang iyong cursor mismo sa box para sa paghahanap. I-click ang maliit na arrow ng dropdown sa search box upang ipakita ang pangunahing mga filter ng paghahanap. Ang pag-aaral ng ilang mga manu-manong parameter ay maaaring makatipid sa iyong oras.

Halimbawa: Upang makahanap ng mga dokumentong ibinahagi mo sa isang tao na gumagamit ng to:bob@gmail.com.

Tulong ng Google ay may kumpletong listahan sa ilalim ng seksyong 'Advanced na paghahanap sa Google Drive'.

7. Pasimplehin ang pagbabahagi sa pamamagitan ng Paglikha ng Mga Pangkat ng Pakikipag-ugnay

Sa mga contact sa email, hindi mo kailangang magtakda ng mga indibidwal na pahintulot sa dokumento para sa mga miyembro ng iyong koponan. Maaari ka lamang lumikha ng mga Label na isang koleksyon ng mga contact sa mga tukoy na pangkat ng email.

Mag-log in Mga Google Contact . Sa kaliwang sidebar, mag-click Lumikha ng label .

Bigyan ito ng isang naglalarawang pangalan ayon sa proyekto ng koponan. O anupaman na nagpapadali sa kanila na matandaan. Kaya mo pangalan ng mga label ayon sa mga pahintulot upang madali silang matandaan. Ang anumang contact ay maaaring maging bahagi ng maraming mga label.

Halimbawa: Project.view o Project.edit

Ipasok ang mga label sa patlang ng mga setting ng pagbabahagi ng file o folder sa Google Drive.

8. Tingnan ang Bilang ng Tingnan ng isang Ibinahaging Dokumento

Nagpapanatili ang Google ng isang kasaysayan ng bersyon, ngunit walang paraan upang makita kung gaano karaming beses ang isang nakabahaging dokumento ay tiningnan. Nakuha ko ang sagot sa katanungang ito mula sa isang matanda Stack Exchange talakayan

Isumite ang iyong link sa dokumento sa http://goo.gl Serbisyo ng pagpapaikli ng URL at ibahagi lamang ang URL na iyon. Nagbibigay ang serbisyong ito ng impormasyon sa kung gaano karaming beses na na-click ang link na iyon, na malapit na sa kasalukuyan mong malalaman kung gaano karaming beses na na-access ang iyong dokumento.

Sinara ng Google ang suporta para sa sarili nitong pagpapaikling URL. Pwede mong gamitin Bitly sa halip Kapaki-pakinabang ito sa mga kaso kung saan maaari mong ibahagi ang isang dokumento sa publiko at suriin ang tugon. Tandaan na ang mga pampublikong dokumento at file ay lalabas sa mga resulta ng paghahanap.

Ang ilang mga ideya para sa pagbabahagi ng publiko:

  • Mag-upload at magbahagi ng isang e-book.
  • Subukan ang paunang tugon sa isang malikhaing produkto.
  • Palabasin ang isang slide na pagtatanghal para sa pagtingin sa publiko (tulad ng SlideShare).
  • Humanap ng bukas na nilalamang pang-edukasyon.

Tip: Maaari kang gumamit ng isang simpleng Paghahanap sa Google Site upang maghanap para sa mga pampublikong dokumento. Hal. site ng keyword: drive.google.com

9. Ibahagi kay Slack

Kung hindi ka pa nagtatrabaho sa Slack, oras na upang ipakilala ito sa iyong koponan. Mayroong maraming mga paraan upang gawin ang iyong mga paboritong serbisyo sa Slack. Ang pagsasama ng Google Drive ay kabilang sa mga popular.

Pinapayagan ka ng Slack na mag-import ng mga file ng Google Drive at ibahagi ang mga ito sa pamamagitan ng Slack. Ang lahat ng na-import na mga file ng Google Drive ay nai-index din ng Slack para sa madaling paghahanap at sanggunian. Ang mga file ay hindi nakaimbak sa Slack --- patuloy silang mananatili sa iyong mga folder sa Google Drive. Si Slack ay nagsisilbing isang kanal.

Isang maliit na halimbawa: Mag-paste ng isang link sa isang dokumento ng Google sa Slack chatroom. Nagpapakita ang Slack ng isang snippet ng nilalaman mula sa file sa ibaba ng link sa sandaling ito ay naisama. Mas kapaki-pakinabang ito kaysa sa pagbabahagi lamang ng mga bulag na link.

Slack Help Center ipinapakita kung paano mo maiugnay ang iyong Google Drive sa Slack sa dalawang madaling paraan.

10. Ibahagi ang Google Docs mula sa Microsoft Office

Google Drive vs Microsoft Word maaaring isang araw-araw na laban ng dalawang mga suite sa opisina, ngunit ang dalawang powerhouse sa wakas ay maganda ang paglalaro. Maaari kang mag-upload ng mga file ng Word, Excel, at PowerPoint sa Google Drive at gumana sa mga ito sa cloud tulad ng gagawin mo sa anumang iba pang nakabahaging file ng Google Drive.

Ang lahat ng mga pag-update ay nai-save sa mga file sa kanilang orihinal na format. Ang mga dokumento ng tanggapan na nakaimbak sa Drive ay kinokontrol din ng bersyon. Maaari mong subaybayan ang mga nakaraang bersyon ng isang file ng Opisina, o bumalik sa isang mas lumang bersyon.

kung paano makita ang lokasyon ng mga tao sa snapchat

Kung nais mong gumamit ng mga tukoy na tool ng Google Drive tulad ng isang add-on o pagsasalin, pagkatapos ay i-convert lamang ang file ng Microsoft sa isang Google Document. Kung hindi man, hindi mo kailangang mag-abala sa pagbabago ng isang format sa isa pa.

Madali ang Pagbabahagi ng Mga File sa Google Drive

Naging mas simple din ito. May ilan pa Ang mga setting ng Google Drive ay maaari mong baguhin upang gawing mas maayos ang iyong daloy ng trabaho. Gumugol ng ilang oras sa mga tampok na nagtutulungan ng Google Drive dahil nakasalalay dito ang pagkakasundo ng pagtutulungan.

Bilang isang tulay sa pakikipagtulungan, ang Google Drive ay dapat na bahagi ng iyong pag-set up ng remote na trabaho sa isang tanggapan sa bahay o saanman sa mundo.

Credit sa Larawan: jigsaw puzzle ni Rido sa pamamagitan ng Shutterstock

Magbahagi Magbahagi Mag-tweet Email 6 Mga kahaliling Napapakinggan: Ang Pinakamahusay na Libre o Murang Audiobook Apps

Kung hindi mo pinangarap na magbayad para sa mga audiobook, narito ang ilang magagaling na apps na hinahayaan kang makinig sa kanila nang libre at ligal.

Basahin Susunod
Mga Kaugnay na Paksa
  • Pagiging produktibo
  • Google Docs
  • Mga Tool sa Pakikipagtulungan
  • Pamamahala ng File
  • Pagbabahagi ng File
  • Google Drive
  • Cloud Storage
Tungkol sa May-akda Saikat Basu(1542 Mga Artikulo Nai-publish)

Si Saikat Basu ay ang Deputy Editor para sa Internet, Windows, at Productivity. Matapos alisin ang dumi ng isang MBA at isang sampung taong karera sa marketing, masigasig siya ngayon sa pagtulong sa iba na mapabuti ang kanilang mga kasanayan sa pagkukuwento. Inaasahan niya ang nawawalang kuwit sa Oxford at kinamumuhian ang hindi magandang screenshot. Ngunit ang mga ideya sa Photography, Photoshop, at Productivity ay nagpapakalma sa kanyang kaluluwa.

Higit Pa Mula Sa Saikat Basu

Mag-subscribe sa aming newsletter

Sumali sa aming newsletter para sa mga tip sa tech, pagsusuri, libreng ebook, at eksklusibong deal!

Mag-click dito upang mag-subscribe